Een Excel-bestand naar een andere taal vertalen

De eerste vijftig rijen van een spreadsheet vertalen is geen probleem. Rij 18,000 wel. Tegen die tijd weet je niet meer welke rijen klaar zijn, is dezelfde productnaam op drie verschillende manieren vertaald en verwijst ergens ongemerkt een formule naar de verkeerde cel.

Deze gids gaat over zo’n werkmap: meerdere werkbladen, een koprij, kolommen met tekst en kolommen met ID’s, en meer rijen dan iemand in een chatvenster zou moeten plakken.

Wat je werk echt vertraagt

Bijna niemand loopt vast op de taal. Als je één alinea vertaald wilde hebben, was dat allang gebeurd.

Wat een week kost, is alles om de woorden heen. Bepalen welke kolommen tekst bevatten en welke codes. De rijen op hun plek houden, zodat een vertaalde beschrijving nog steeds naast de bijbehorende SKU staat. Eraan denken dat er ook nog een vierde werkblad is. Volgende maand alles opnieuw doen, wanneer er 300 nieuwe producten zijn toegevoegd en de andere 4,000 ongewijzigd zijn gebleven.

Dat werk draait niet om taal, en juist daardoor is het in een werkmap zo kostbaar. Maar je kunt het wel in één zin beschrijven en vervolgens automatisch laten uitvoeren.

Wat een werkmap is, vanuit het oogpunt van vertalen

Een spreadsheet is niet één document. In de bestandsindeling is een werkmap een verzameling werkbladen, die elk bestaan uit een raster van cellen. Slechts een deel van die cellen bevat tekst.

Drie eigenschappen van een werkmap bepalen hoe je de vertaalopdracht moet inrichten, en ze verschillen alle drie van een ondertitelbestand of een app-bronbestand.

Op één werkblad kunnen veel kolommen naast elkaar staan. Zo kunnen meerdere talen naast elkaar in een werkmap staan, elk in een aparte kolom. De meeste lokalisatiebestandsindelingen ondersteunen dat niet. Een iOS-bestand .strings bevat precies één taal per bestand. Bij vertaling wordt de tekst op dezelfde plek vervangen.

De koprij is niet speciaal voor het bestand. In een werkmap bestaat rij 1 uit gewone cellen. De kolomtitels zijn tekst, dus ze zijn zichtbaar voor de vertaalopdracht en worden vertaald tenzij je anders aangeeft. Dat is een beslissing die je met één regel vastlegt, en het is verstandig daar bewust over na te denken.

Alleen tekstcellen komen in aanmerking. In het bestand wordt tekst één keer opgeslagen in een gedeelde tekenreekstabel, waar cellen naar verwijzen. Een formule wordt apart opgeslagen als formuletekst. Een cel met een getal bevat een getal, en een cel met een formule bevat een formule. Geen van beide wordt verzameld voor vertaling, dus geen van beide kan daardoor worden aangepast.

Elk werkblad wordt op naam aangesproken. Zo wordt een cel geïdentificeerd aan de hand van het werkblad waarop die staat en de plek binnen dat werkblad. Je hoeft niets te hernoemen of plat te slaan om erbij te kunnen. Daarom is een naslagdocument met zeven tabbladen één upload, geen zeven.

De heen-en-terugreis in vijf stappen

Eerst de grote lijnen, dan de details. Tot en met stap vier kost niets.

Stap drie wordt vaak onderschat. Een plan dat je werkmap verkeerd heeft geïnterpreteerd, kost niets om te corrigeren, dus je hoeft niet te gokken: als het plan aangeeft dat een kolom met onderdeelnummers wordt vertaald, leg je dat in één zin uit en wordt het plan aangepast. Je kunt het plan bekijken zonder account. Zo ontdek je gratis of je bestand inderdaad zo is opgebouwd als je denkt.

De ingebouwde vertaalfunctie van Excel, en waar die ophoudt

Excel heeft een eigen vertaalfunctie. Voor een paar cellen is dat de snelste optie. In de documentatie van Microsoft staat dat je via Controleren en vervolgens Vertalen de geselecteerde woorden, zinnen of cellen vertaalt. Je hebt hiervoor een Microsoft 365-abonnement nodig, of Office 2021 met verbonden ervaringen ingeschakeld.

Op dezelfde pagina staat dat Excel geen knop Invoegen heeft. Je moet de vertaalde tekst dus zelf kopiëren en terugplakken. Dat werkt prima voor een handvol cellen. Maar bij duizenden rijen op meerdere werkbladen wordt kopiëren en plakken de klus zelf. De pagina beschrijft alleen het vertalen van geselecteerde cellen en tekst, niet van een volledige werkmap of een regel om bepaalde kolommen over te slaan.

De keuze van kolommen, daar draait het om

Hier zie je een echte catalogusregel en wat ermee moet gebeuren. Kijk eens hoe weinig er verandert.

Geef aan welke kolommen je wilt laten vertalen, met de namen die je zelf gebruikt. Niet ‘de tekstkolommen’, want dat is een gok naar de indeling van je bestand, maar ‘de beschrijving en de SEO-titel, laat de handle en het artikelnummer ongemoeid’. Dat zijn je eigen kolomnamen en die komen ook terug in het vertaalplan.

De kolommen die je met rust wilt laten, zijn meestal makkelijk te benoemen zodra je ze bekijkt: artikelnummers, producthandles, interne id’s, valutacodes, landcodes en alles waarop een ander systeem koppelt. Een vertaald kenmerk geeft niet meteen een duidelijke fout. Het gaat mis bij het importeren, weken later, bij de rij die niemand heeft gecontroleerd.

Een voordeel dat je hier gratis krijgt en dat een zin verdient, geen hele sectie: formules en de structuur van het werkblad blijven behouden. Er worden alleen tekstcellen aangepast en al het andere blijft intact. Daardoor werkt een verwijzing naar een ander werkblad nog steeds en blijft een prijs een getal.

Je kunt veel nauwkeuriger afbakenen dan alleen per kolom

Dit is het deel waarbij je even moet stilstaan, want dit is iets wat de alternatieven helemaal niet kunnen.

Kolommen benoemen is de grove aanpak. De instructie is vrije tekst, dus je kunt ook aangeven om welke rijen het gaat. De instructie wordt op elke rij toegepast: ‘alleen de rijen waar de Duitse kolom nog leeg is’, ‘alleen waar de doeltekst identiek is aan het Engels, want het is een placeholder’, ‘de beschrijving en de SEO-titel, maar alleen voor de rijen die sinds de laatste export zijn toegevoegd’.

Dat is vooral belangrijk als je het voor de tweede keer doet. Een catalogus vertaal je nooit maar één keer. Hij groeit, en de klus van volgende maand betreft vierhonderd nieuwe rijen in een bestand van vierduizend. Het verschil tussen betalen voor het hele bestand en betalen voor wat erbij is gekomen, is het verschil tussen een werkbare aanpak en een proces waar je mee ophoudt. Sommige vertaaltools laten je de omvang wel beperken tot een bereik: met Smartcat’s Excel translator kun je bijvoorbeeld een kolombereik zoals A:H of een rijbereik zoals 1:50 invoeren en kiezen of dat wordt vertaald of ongemoeid blijft. Een bereik geeft alleen een locatie aan. Een voorwaarde zoals ‘alleen als de Duitse cel leeg is’ hangt af van de inhoud van elke cel. Dat is precies het deel waarvoor wij je zin omzetten in code. Een chatassistent kan op zijn beurt niet betrouwbaar één regel toepassen tot en met rij 18,000.

Dit onderwerp is groot genoeg voor een eigen handleiding: alleen de rijen vertalen die nog ontbreken legt uit wat ‘ontbrekend’ betekent voor elk bestandstype, waar je de zin invult en hoe je de afbakening controleert voordat je ervoor betaalt.

Drie dingen die je beter regelt voordat je uploadt

Geen van deze dingen is verplicht, maar ze besparen je wel een correctieronde.

Geef elke kolom een unieke naam. Als twee kolommen allebei ‘Beschrijving’ heten, moet je ze op basis van hun positie beschrijven in plaats van hun naam. In een zin is een positie veel makkelijker verkeerd aan te geven dan een titel. Description EN en Description FR zijn voor jou en voor het vertaalplan allebei duidelijk.

Behoud het kenmerk waarop je doelsysteem koppelt. Zorg dat het bestand bevat waarop de rij wordt opgezocht, bijvoorbeeld een product-id, record-id of slug, en laat dat vervolgens buiten je vertaalverzoek. Zonder dat kenmerk kun je de vertaalde catalogus nergens mee samenvoegen.

Beslis nu wat je met de kopregel doet. Kolomtitels zijn tekst in rij 1 en kunnen dus worden vertaald. Gaat de werkmap terug naar een systeem dat die titels uitleest, dan moeten ze Engels blijven. Dat aangeven kost zes woorden. Gaat iemand het werkblad lezen, dan wil je ze misschien juist wel vertalen.

Eén ding hoef je niet te doen: je hoeft de werkmap niet eerst naar CSV om te zetten. Je kunt XLSX rechtstreeks uploaden. Bij het omzetten verlies je juist twee voordelen van een werkmap die een CSV niet heeft: meerdere bladen en behoud van formules.

Een taal per kolom of een bestand per taal

Dit is de enige echte ontwerpkeuze bij een Excel-klus. Het kost je dertig seconden om erover na te denken, want als je later van gedachten verandert, moet je de klus opnieuw uitvoeren.

Als iemand het resultaat gaat lezen, zet de talen dan in kolommen. Als je op rij 412 “Solid oak desk shelf” direct naast de Franse vertaling ziet, kun je een vertaling beoordelen in plaats van die alleen te controleren.

Als een systeem het resultaat gaat verwerken, gebruik dan één bestand per taal, want dat is wat het systeem toch al nodig heeft. Een werkblad met zes talen achteraf met de hand opsplitsen is precies het soort administratief werk dat misgaat bij bestand vijf.

Je kunt ook een doelkolom opgeven die nog niet in de werkmap staat. Die wordt aangemaakt met je eigen koptekst op rij 1, in een kolom die echt leeg was. Zo wordt niets overschreven wat je al hebt.

De twee instructies en waarom de ene ongemerkt niet werkt

Dit is het belangrijkste dat je over het product moet weten, en als je deze fout maakt, merk je dat niet.

De planinstructie bepaalt wat er wordt vertaald. Deze wordt één keer gelezen op basis van de structuur van je werkmap. Hier leg je de reikwijdte vast: welke werkbladen, welke kolommen en welke rijen, en naar welke taal. De engine zet die zin om in code en voert die uit op het hele bestand. Daarom geldt de regel op dezelfde manier voor rij 12 en rij 18,000.

De instructies op stringniveau worden toegepast terwijl elke cel wordt ingevuld. Op dat moment kijkt de engine naar één cel. Deze instructies kunnen dus alleen beschrijven wat er in één cel staat: de gewenste toon, een placeholder die exact zo behouden moet blijven of een alfanumerieke code in een zin die niet mag worden aangepast.

Zet je een bestandsinstructie in het veld voor instructies op stringniveau, dan gebeurt er niets en krijg je daar geen melding van. “Vertaal alleen het werkblad Products” heeft daar geen effect: de instructie wordt niet afgewezen, maar de engine kan geen bestand zien waarop die moet worden toegepast. Andersom werkt het net zo ongemerkt: een toonregel in de planinstructie bepaalt de reikwijdte, maar is niet beschikbaar wanneer de afzonderlijke cellen daadwerkelijk worden ingevuld.

De eenvoudigste manier om het te onthouden: het plan bepaalt wat, de instructies op stringniveau bepalen hoe.

Een instructie die je kunt kopiëren

Hier is een versie die werkt en precies is geformuleerd zoals het product die accepteert. Vervang de bladnamen en kolomtitels door die van jezelf.

Translate the Products and Help articles sheets from English into French.
On Products, translate the Description and SEO title columns only, and write
the French into the empty "Description FR" column. Leave the SKU, Handle and
Price columns exactly as they are, and leave the header row in English.
On Help articles, translate the Title and Body columns in place.
Skip any row where the French column already has text in it.

Vijf gewone zinnen, en ze bepalen alle vijf de reikwijdte: de bladen, de kolommen, de bestemming, wat je ongemoeid laat en welke rijen al klaar zijn.

Vervolgens, bij de goedkeuring, de aanwijzingen die voor elke afzonderlijke cel gelden:

Use the formal "vous" register. Keep any placeholder such as `{count}` or
`{name}` exactly as written, including the braces. Leave product codes and
model numbers unchanged inside a sentence.

Je ziet dat het tweede blok niets zegt over kolommen of bladen. Dat kan ook niet. Het wordt gelezen terwijl één cel wordt ingevuld, en één cel heeft geen kolommen.

Wat er gebeurt met een heel groot werkblad

Een export met 40,000 rijen is precies waarvoor dit is ontwikkeld. Het is goed om te weten dat er aan jouw kant niets verandert.

De limiet is 50 MB per werkmap (op de Excel-vertaalpagina vind je de actuele limieten). Excel staat maximaal 32,767 tekens in één cel toe. Dat is ruim genoeg voor een lange HTML-productbeschrijving in één cel. Boven ongeveer twee megabyte laadt de engine niet langer de hele werkmap in één keer, maar leest hij elk blad in delen uit, haalt de inhoud eruit en schrijft de ingevulde cellen terug naar het oorspronkelijke bestand, in plaats van het opnieuw op te bouwen. Rijen die niet zijn aangepast, worden ongewijzigd overgenomen.

In de praktijk levert dat precies drie voordelen op:

• De berekening is nog steeds gebaseerd op het hele bestand, zodat het aantal woorden en de kosten die je goedkeurt kloppen, en niet zijn geschat op basis van een steekproef.
• Een regel die afhangt van de positie blijft werken. ‘Alleen de rijen waarin de doelkolom leeg is’ wordt op elke rij toegepast, niet alleen op de eerste batch.
• De limieten van het bestand zelf veranderen niet. Excel staat maximaal 1,048,576 rijen per blad toe, en je bereikt de bestandsgroottebeperking al veel eerder.

Als een export echt te groot is voor één bestand, kun je hem het beste opsplitsen, per blad of per rijbereik. Gebruik voor alle delen dezelfde woordenlijst, zodat de terminologie niet uiteenloopt. Kan je bronsysteem ook CSV-bestanden genereren, dan kun je met CSV vertalen grotere bestanden verwerken. CSV is namelijk platte tekst, terwijl een werkmap een gecomprimeerd XML-archief is. Daar staat tegenover dat je de bladen en formules kwijtraakt.

Terminologie consistent houden tussen bladen en maanden

Bij het vertalen van spreadsheets gaat het meestal mis op het punt van consistentie, niet door een grammaticaal probleem. Je product heet op het blad Products bijvoorbeeld anders dan in de Help-artikelen, of het bestand van vorige maand gebruikt andere termen dan dat van deze maand.

Zet termen die niet mogen veranderen één keer in een woordenlijst voor je werkruimte: productnamen, de vaste vertaling van een categorie en een uitdrukking die bij je merk hoort. De woordenlijst wordt vervolgens toegepast op elk blad in de werkmap en ook op de volgende werkmap. Daarom kun je beter al vóór het tweede bestand een woordenlijst opbouwen dan wachten tot het vijfde.

Hier heeft een algemene automatische vertaler het ook moeilijk mee, om een technische reden die niets met de kwaliteit te maken heeft. De woordenlijst vervangt een term telkens wanneer die voorkomt, zonder de rest van de zin opnieuw te bekijken. Hier wordt de woordenlijst als betekenis meegenomen terwijl de cel wordt ingevuld. Daardoor wordt de term vervoegd om in de zin te passen, in plaats van er zomaar middenin te worden geplaatst.

Als je dit vergelijkt met de alternatieven die je al gebruikt, zijn de werkelijke kosten van spreadsheets vertalen zelden de prijs per woord. Het gaat om de uren die je kwijt bent aan het voorbereiden van het bestand, uitleggen welke kolommen je met rust moet laten, wachten en opnieuw importeren. In onze vergelijking van hulpmiddelen voor het vertalen van spreadsheets lees je waar de verschillende aanpakken tekortschieten.

Het teruggestuurde bestand controleren

Twee controles, allebei in een minuut gedaan.

Open het bestand en sorteer op de doelkolom. Rijen die leeg zijn teruggekomen terwijl je tekst verwachtte, zie je meteen. Meestal komt dat doordat je zelf een keuze over de reikwijdte hebt gemaakt en die bent vergeten, niet doordat er iets is mislukt.

Importeer eerst een paar rijen, voordat je het hele bestand importeert. Als een doelsysteem ergens bezwaar tegen maakt, gebeurt dat net zo goed bij twintig rijen als bij vierduizend. Met twintig rijen kom je daar een stuk goedkoper achter. Bewaar de oorspronkelijke export totdat de import is gelukt.

Denk ook nog even na over waarom je dat blad eigenlijk hebt. In een onderzoek uit juli 2020 met de titel ‘Can’t Read, Won’t Buy’, onder 8,709 consumenten in 29 landen, stelde CSA Research vast dat 76% van de online shoppers liever producten koopt met informatie in de eigen taal, en 40% helemaal niets koopt op sites in andere talen. Als die werkmap een productcatalogus bevat, laten die twee cijfers zien waarom het de moeite waard is om dit goed aan te pakken.

Waar een mens nog steeds nodig is

Voor één werkblad met veertig rijen dat op een homepage komt, kun je het beste een vertaler vragen die de taal spreekt. Dat levert een beter resultaat op en kost niet veel tijd.

Bij een catalogus met 4,000 producten in zes talen zit de meeste tijd en kosten in het verwerken van het bestand, niet in het vertalen zelf. Verwerk de bulk met AI Glot en laat de vertaling daarna controleren waar dat echt waarde toevoegt: bij categorieën die daadwerkelijk verkopen, pagina’s waarop bezoekers binnenkomen en teksten waarbij de formulering deel uitmaakt van het product. Veel teams gebruiken AI Glot als eerste stap en laten de uitvoer vervolgens door een moedertaalspreker nalezen. Zo benut je de expertise van een professional goed, in plaats van die een week in een spreadsheet te laten werken.

Wil je eerst weten wat het plan voor je eigen werkmap inhoudt voordat je een beslissing neemt? De Excel-vertaler leest je bestand en vertelt het je. Met een gratis account krijg je genoeg credits om een echt bestand te verwerken.

De hier genoemde limieten golden op het moment dat dit werd geschreven: aan onze kant 50 MB per XLSX-bestand en 32,767 tekens per cel, de limiet van Excel zelf. De catalogus met 4,180 rijen in de diagrammen is een illustratief voorbeeld, geen bestand van een klant dat is gemeten. Het aantal werkbladen, woorden en de kosten worden altijd bepaald op basis van het plan voor je eigen werkmap. Dat plan is gratis op te stellen en kosteloos aan te passen.