Come tradurre un file Excel in un'altra lingua

Tradurre le prime cinquanta righe di un foglio di calcolo non è un problema. Il problema è la riga 18.000. A quel punto hai perso il conto di quali righe siano state completate, lo stesso nome prodotto è stato tradotto in tre modi diversi e una formula, da qualche parte, punta silenziosamente alla cella sbagliata.

Questa guida riguarda proprio quel tipo di file: diversi fogli, una riga di intestazione, alcune colonne di testo e altre di identificatori, e più righe di quante chiunque dovrebbe incollare in una finestra di chat.

Cosa ti sta rallentando davvero

Quasi nessuno è bloccato dalla lingua. Se avessi bisogno di tradurre un singolo paragrafo, lo avresti già fatto.

Ciò che richiede un’intera settimana è tutto ciò che ruota attorno alle parole. Decidere quali colonne contengono testo e quali codici. Mantenere le righe allineate affinché una descrizione tradotta resti accanto al proprio SKU. Ricordarsi che esiste un quarto foglio. Ripetere tutto il mese successivo, quando sono stati aggiunti 300 nuovi prodotti e gli altri 4.000 non sono cambiati.

Questo non è un lavoro linguistico, ed è la parte che rende costoso l’uso di un foglio di calcolo. È anche la parte che può essere descritta in una frase e poi eseguita.

Cos’è un foglio di calcolo, per quanto riguarda la traduzione

Un foglio di calcolo non è un unico documento. Nel formato del file, una cartella di lavoro è un elenco di fogli di lavoro, ognuno composto da una griglia di celle, e solo alcune contengono testo.

Tre caratteristiche di un foglio di calcolo determinano come impostare il lavoro, e tutte e tre sono diverse da un file di sottotitoli o da un file di risorse di un’app.

In un unico foglio possono coesistere più colonne. Quindi diverse lingue possono convivere fianco a fianco in un unico file, in colonne separate. La maggior parte dei formati di localizzazione non lo permette. Un file .strings di iOS contiene esattamente una lingua per file, e la traduzione sostituisce il testo originale.

La riga di intestazione non è speciale per il file. In un foglio di calcolo, la riga 1 è composta da celle come tutte le altre. I titoli delle colonne sono testo, quindi sono visibili al processo e verranno tradotti a meno che tu non specifichi diversamente. È una decisione che richiede una sola riga e conviene prenderla consapevolmente.

Solo le celle di testo possono essere tradotte. Nel file, il testo viene archiviato una sola volta in una tabella di stringhe condivise a cui fanno riferimento le celle, mentre una formula viene archiviata separatamente come testo. Una cella che contiene un numero è un numero, e una cella che contiene una formula è una formula. Nessuno dei due viene incluso nel materiale da tradurre, quindi non può essere riscritto.

Ogni foglio è richiamato per nome, quindi una cella è identificata dal foglio in cui si trova e dalla sua posizione in quel foglio: nulla deve essere rinominato o appiattito per essere raggiunto. Ecco perché un documento di riferimento con sette schede richiede un unico caricamento invece di sette.

Il ciclo completo, in cinque passaggi

Prima dei dettagli, la struttura. Nulla ha costi fino al quarto passaggio.

Il terzo passaggio è quello che le persone sottovalutano. Un piano che ha interpretato male il tuo foglio di calcolo non costa nulla da correggere, quindi non c’è motivo di andare a intuito: se il piano indica che tradurrà una colonna di numeri di parte, basta dirlo in una frase e il piano verrà aggiornato. Puoi accedere a questo piano senza un account, che è il modo più economico per scoprire se il tuo file è strutturato come pensi.

La funzione di traduzione integrata in Excel e i suoi limiti

Excel ha una funzione di traduzione integrata, che è l’opzione più rapida quando si tratta di poche celle. La documentazione Microsoft spiega che basta selezionare le parole, le frasi o le celle, quindi scegliere Revisione e Traduci. Per usarla serve un abbonamento a Microsoft 365 oppure Office 2021 con le esperienze connesse attivate.

La stessa pagina spiega che Excel non ha un pulsante Inserisci, quindi devi copiare il testo tradotto e incollarlo tu. Va benissimo per poche celle. Ma quando si tratta di migliaia di righe distribuite su più fogli, copiare e incollare diventa il lavoro stesso. Inoltre, la pagina parla di testo e celle selezionate, non di un’intera cartella di lavoro né di una regola per escludere determinate colonne.

La scelta delle colonne, che rappresenta l’intero lavoro

Ecco una riga reale di un catalogo e cosa dovrebbe accadere. Nota quanto poco di essa cambi.

Indica quali colonne tradurre, usando i nomi che già utilizzi. Non “le colonne di testo”, che sarebbe un’ipotesi sul tuo file, ma “la descrizione e il titolo SEO, lascia stare l’handle e il numero di parte”. Questi sono i titoli delle tue colonne e sono quelli che il piano ti riporterà.

Le colonne a cui non toccare è solitamente facile identificarle una volta osservate: numeri di parte, handle dei prodotti, ID interni, codici valuta, codici paese, qualsiasi elemento usato da un altro sistema per l’abbinamento. Un identificatore tradotto non genera un errore immediato. Fallisce in fase di importazione, settimane dopo, proprio sulla riga che nessuno ha controllato.

Un vantaggio gratuito, che merita una frase invece di un’intera sezione: le formule e la struttura del foglio rimangono intatte, perché vengono scritte solo le celle di testo e tutto il resto viene mantenuto. In questo modo, un CERCA.VERT su un altro foglio continua a funzionare e un prezzo resta un numero.

Puoi definire l’ambito in modo molto più preciso di una colonna

Questa è la parte su cui vale la pena soffermarsi, perché è l’unica cosa che le alternative non sono assolutamente in grado di fare.

Dare un nome alle colonne è la modalità più generica. L’istruzione è in testo libero, quindi può descrivere anche quali righe includere, e viene valutata per ognuna di esse: “solo le righe in cui la colonna tedesca è ancora vuota”, “solo dove il target è identico all’inglese, è un segnaposto”, “la descrizione e il titolo SEO, ma solo per le righe aggiunte dall’ultimo export”.

Questo aspetto conta soprattutto la seconda volta. Un catalogo non si traduce mai una volta sola. Cresce e il lavoro del mese successivo consiste nell’aggiungere quattrocento righe a un file che ne contiene quattromila. Perciò, pagare per l’intero file invece che per le righe mancanti fa la differenza tra un processo sostenibile e uno che smetti di usare. Alcuni strumenti di traduzione permettono di limitare l’ambito a un intervallo: per esempio, il traduttore Excel di Smartcat consente di indicare un intervallo di colonne come A:H o di righe come 1:50 e di scegliere se tradurlo o lasciarlo invariato. Un intervallo, però, indica una posizione. Una condizione come «solo se la cella in tedesco è vuota» dipende dal contenuto di ciascuna cella, ed è qui che interveniamo trasformando la tua frase in codice. Un assistente chat, invece, non è in grado di applicare la stessa regola in modo affidabile fino alla riga 18,000.

È un argomento abbastanza ampio da meritare una guida dedicata: tradurre solo le righe ancora mancanti spiega cosa si intende per “mancante” in ogni tipo di file, dove inserire la frase e come confermare l’ambito prima di pagare.

Tre cose da sistemare prima del caricamento

Nessuna di queste è obbligatoria, ma tutte e tre ti risparmiano un ciclo di correzioni.

Assegna un nome univoco a ogni colonna. Due colonne chiamate entrambe “Descrizione” ti costringerebbero a identificarle per posizione invece che per nome, ed è molto più facile sbagliare una posizione in una frase rispetto a un titolo. Descrizione EN e Descrizione FR sono inequivocabili per te e per il piano.

Mantieni l’identificatore usato dal tuo sistema di destinazione. Che la riga venga ricercata tramite un ID prodotto, un ID record o uno slug, assicurati che sia nel file e poi escludilo da ciò che chiedi di tradurre. Senza di esso, avrai un catalogo tradotto che non potrai più integrare in alcun sistema.

Decidi ora cosa fare con la riga di intestazione. I titoli delle colonne sono testi nella riga 1, quindi sono traducibili. Se il file deve tornare in un sistema che legge quei titoli, devono restare in inglese: basta dirlo in poche parole. Se invece il foglio sarà letto da una persona, tradurli potrebbe essere esattamente ciò che desideri.

Una cosa che non devi sistemare: non c’è motivo di convertire il file in CSV. L’XLSX può essere caricato direttamente e la conversione eliminerebbe le due caratteristiche che un file di lavoro ha e un CSV no: i fogli multipli e le formule che vengono preservate.

Una lingua per colonna o un file per lingua

Questa è l’unica vera scelta di progettazione in un lavoro su Excel, e vale la pena dedicarci trenta secondi perché cambiare idea in seguito significherebbe rieseguire tutto.

Se il risultato sarà letto da un essere umano, metti le lingue in colonne. Vedere “Solid oak desk shelf” e la sua versione francese una accanto all’altra alla riga 412 è ciò che fa la differenza tra revisionare una traduzione e sottoporla a un audit.

Se il risultato dovrà essere importato da un sistema, usa un file per lingua, perché è ciò che il sistema richiederà comunque. Dividere a mano un foglio con sei lingue è esattamente il tipo di lavoro d’ufficio che degenera al quinto file.

Puoi anche richiedere una colonna di destinazione che non è ancora presente nel file. Verrà creata con la tua intestazione nella riga 1, in una colonna effettivamente libera, così nulla di ciò che hai già verrà sovrascritto.

Le due istruzioni e perché una di esse fallisce in silenzio

Questa è la cosa più utile da capire sul prodotto, e l’errore è invisibile quando lo commetti.

L’istruzione del piano decide cosa viene tradotto. Viene letta una sola volta, in base alla struttura del tuo file, ed è qui che risiede l’ambito: quali fogli, quali colonne, quali righe e in quale lingua. Il motore trasforma quella frase in codice e la applica a tutto il file, motivo per cui la regola rimane identica tra la riga 12 e la riga 18.000.

Le istruzioni a livello di stringa vengono applicate mentre ogni cella viene scritta. In quel momento il motore analizza una singola cella, quindi queste istruzioni possono descrivere solo elementi visibili all’interno di essa: il tono da usare, un placeholder che deve rimanere esattamente com’è, un codice alfanumerico in una frase che non deve essere toccato.

Se inserisci un’istruzione a livello di file nello slot per le stringhe, non succede nulla e non ricevi alcun avviso. Scrivere lì “Traduci solo il foglio Products” non genera un errore, semplicemente non c’è alcun file in vista su cui agire. Il contrario è altrettanto silenzioso: una regola sul tono inserita nelle istruzioni del piano influenza la decisione sull’ambito e poi scompare quando ogni singola cella viene effettivamente scritta.

Il modo più semplice per vederla è questo: il piano decide cosa, le istruzioni a livello di stringa decidono come.

Un’istruzione che puoi copiare

Eccone una funzionante, scritta esattamente come il prodotto l’accetta. Sostituisci i nomi dei fogli e i titoli delle colonne con i tuoi.

Translate the Products and Help articles sheets from English into French.
On Products, translate the Description and SEO title columns only, and write
the French into the empty "Description FR" column. Leave the SKU, Handle and
Price columns exactly as they are, and leave the header row in English.
On Help articles, translate the Title and Body columns in place.
Skip any row where the French column already has text in it.

Cinque frasi semplici, e ognuna di esse è una decisione sull’ambito: i fogli, le colonne, la destinazione, cosa lasciare invariato e quali righe sono già state completate.

Poi, in fase di approvazione, le linee guida vengono applicate a ogni singola cella:

Use the formal "vous" register. Keep any placeholder such as `{count}` or
`{name}` exactly as written, including the braces. Leave product codes and
model numbers unchanged inside a sentence.

Nota che il secondo blocco non menziona colonne o fogli. Non può farlo. Viene letto mentre una cella viene scritta, e una singola cella non ha colonne.

Cosa succede con un foglio molto grande

Un export di 40.000 righe è esattamente lo scenario per cui il sistema è stato progettato, ed è utile sapere che per te nulla cambia.

Il limite è di 50 MB per cartella di lavoro (la pagina del traduttore Excel riporta i limiti attuali). Excel stesso consente fino a 32,767 caratteri in una cella, abbastanza per contenere una lunga descrizione HTML di un prodotto in una sola cella. Oltre circa due megabyte, il motore smette di caricare l’intera cartella di lavoro e legge i fogli a finestre, estraendo i contenuti man mano e scrivendo le celle tradotte nel file originale, invece di ricrearlo. Le righe non modificate vengono copiate così come sono.

Le conseguenze pratiche sono le tre che desidereresti:

• Il piano considera comunque l’intero file, quindi il conteggio delle parole e il costo che approvi sono quelli effettivi, non una stima basata su un campione.
• Le regole che dipendono dalla posizione continuano a funzionare. «Solo le righe in cui il campo di destinazione è vuoto» viene verificato su ogni riga, non soltanto sulla prima finestra.
• I limiti del file non cambiano. Il limite di Excel è di 1,048,576 righe per foglio, ma raggiungerai il limite di dimensione molto prima.

Per un export che sia effettivamente più grande di quanto un singolo file possa contenere, la soluzione onesta è dividerlo, per foglio o per intervallo di righe, mantenendo un unico glossario tra le varie parti affinché la terminologia non diverga. Se il tuo sistema sorgente può esportare in CSV, la traduzione CSV permette file più grandi, perché un CSV è semplice testo mentre un workbook è un archivio compresso di XML. In cambio, rinunci ai fogli e alle formule.

Mantenere la terminologia coerente tra fogli e mesi

La coerenza è il punto in cui la traduzione di fogli di calcolo solitamente fallisce, e non è un problema di grammatica. Accade perché il tuo prodotto è chiamato in un modo nel foglio Products e in un altro negli articoli di Help, o perché il file del mese scorso e quello di questo mese non concordano.

Inserisci una sola volta in un glossario dell’area di lavoro i termini che non devono variare: nomi dei prodotti, la traduzione ufficiale di una categoria, una frase proprietaria del tuo brand. Verranno quindi applicati a ogni foglio del workbook e anche al workbook successivo. Questo è tutto il senso di creare un glossario prima del secondo file, piuttosto che dopo il quinto.

Questo è anche il punto in cui un traduttore automatico generico fatica, e il motivo è meccanico piuttosto che di qualità. Il suo glossario sostituisce un termine ovunque corrisponda, quindi la frase attorno alla sostituzione non viene riconsiderata. Qui, invece, il glossario viene trasmesso come significato mentre la cella viene scritta, quindi il termine si flette naturalmente nella frase invece di essere semplicemente inserito a metà.

Se stai valutando questa soluzione rispetto alle alternative che hai già a disposizione, il vero costo della traduzione dei fogli di calcolo raramente è la tariffa per parola. Sono le ore che passi a preparare il file, a spiegare quali colonne non modificare, ad aspettare e a importarlo di nuovo. Nel nostro confronto tra strumenti per tradurre fogli di calcolo scopri in quali casi ciascun approccio smette di funzionare.

Controllare il file restituito

Due controlli, e richiedono entrambi un minuto.

Apri il file e ordina per la colonna di destinazione. Ogni riga che è tornata vuota quando ti aspettavi del testo è immediatamente visibile: quasi sempre si tratta di una decisione sull’ambito che hai preso e dimenticato, piuttosto che di un errore.

Re-importa un piccolo gruppo di righe prima di caricare l’intero file. Se un sistema di destinazione deve sollevare un’obiezione, lo farà con venti righe proprio come con quattromila, e scoprirlo con venti è molto più economico. Conserva l’export originale finché l’importazione non è andata a buon fine.

Vale anche la pena ricordare perché esiste il foglio di calcolo. Nel sondaggio «Can’t Read, Won’t Buy» del luglio 2020, condotto su 8,709 consumatori in 29 paesi, CSA Research ha rilevato che il 76% degli acquirenti online preferisce acquistare prodotti con informazioni nella propria lingua e il 40% non compra affatto da siti in altre lingue. Se quella cartella di lavoro è un catalogo prodotti, questi due dati spiegano perché vale la pena gestirlo con cura.

Dove l’essere umano è ancora indispensabile

Per un unico foglio di quaranta righe destinato a una homepage, rivolgiti a un traduttore che parli la lingua. Otterrai un risultato migliore e non ci vorrà molto tempo.

Per un catalogo di 4.000 prodotti in sei lingue, la gestione del file rappresenta l’intero costo, e non è lavoro di traduzione. Elabora la massa di dati tramite AI Glot, poi concentra la revisione dove è davvero utile: le categorie che vendono di più, le pagine di atterraggio, ogni punto in cui il testo è il prodotto stesso. Molti team lo usano come prima stesura e poi fanno leggere l’output a un madrelingua, che è un ottimo uso di un esperto e un pessimo modo di passare una settimana intera dentro un foglio di calcolo.

Se vuoi vedere cosa prevede il piano per il tuo workbook prima di decidere, il traduttore Excel lo analizzerà e ti informerà, e un account gratuito include abbastanza crediti per elaborare un file reale.

I limiti riportati qui erano quelli in vigore al momento della stesura: 50 MB per file XLSX dal nostro lato e 32,767 caratteri per cella, il limite di Excel. Il catalogo di 4,180 righe mostrato nei diagrammi è un esempio illustrativo, non un file cliente misurato. Il numero di fogli, le parole e i costi vengono sempre calcolati in base al piano per la tua cartella di lavoro. Il piano è gratuito da generare e da correggere.