Wie man eine Excel-Datei in eine andere Sprache übersetzt

Die ersten fünfzig Zeilen einer Tabelle zu übersetzen, ist kein Problem. Zeile 18.000 ist das Problem. Bis dahin haben Sie den Überblick verloren, welche Zeilen fertig sind, derselbe Produktname wurde auf drei verschiedene Arten übersetzt und eine Formel verweist irgendwo still und heimlich auf die falsche Zelle.

In diesem Leitfaden geht es um genau so ein Arbeitsbuch: mehrere Blätter, eine Kopfzeile, einige Spalten mit Text und andere mit Kennungen sowie mehr Zeilen, als man jemals in ein Chat-Fenster kopieren sollte.

Was Sie wirklich ausbremst

Fast niemand scheitert an der Sprache. Wenn Sie nur einen einzigen Absatz übersetzt bräuchten, hätten Sie das bereits erledigt.

Was eine ganze Woche in Anspruch nimmt, ist alles rund um die Worte. Die Entscheidung, welche Spalten Text und welche Codes sind. Die Zeilen so synchron zu halten, dass eine übersetzte Beschreibung immer noch neben der zugehörigen SKU steht. Sich daran zu erinnern, dass es ein viertes Blatt gibt. Das Ganze nächsten Monat zu wiederholen, wenn 300 neue Produkte hinzugefügt wurden und die anderen 4.000 unverändert geblieben sind.

Diese Arbeit ist keine Spracharbeit, und genau dieser Teil macht ein Arbeitsbuch teuer. Es ist auch der Teil, der in einem Satz beschrieben und dann automatisiert ausgeführt werden kann.

Was ein Arbeitsbuch in Bezug auf die Übersetzung ist

Eine Tabelle ist kein einzelnes Dokument. Sie ist eine Sammlung von Blättern, von denen jedes ein Raster ist, in dem nur einige der Zellen Worte enthalten.

Drei Fakten über ein Arbeitsbuch entscheiden darüber, wie der Prozess gestaltet werden muss, und alle drei unterscheiden sich von einer Untertiteldatei oder einer Ressourcen-Datei einer App.

Viele Spalten können auf einem Blatt koexistieren. So können mehrere Sprachen nebeneinander in einem Arbeitsbuch in separaten Spalten existieren. Die meisten Lokalisierungsformate können das nicht. Eine iOS .strings Datei enthält genau eine Sprache pro Datei, und eine Übersetzung ersetzt den Text direkt an Ort und Stelle.

Die Kopfzeile ist für die Datei nichts Besonderes. In einem Arbeitsbuch sind die Zellen in Zeile 1 wie jede andere auch. Ihre Spaltentitel sind Text, sie sind also für den Prozess sichtbar und werden übersetzt, sofern Sie nichts anderes angeben. Das ist eine Entscheidung in einer Zeile, und es lohnt sich, diese bewusst zu treffen.

Nur Textzellen sind Kandidaten. Eine Zelle mit einer Zahl ist eine Zahl, und eine Zelle mit einer Formel ist eine Formel. Keine von beiden wird für die Übersetzung erfasst, also kann auch keine davon überschrieben werden.

Jedes Blatt wird über seinen Namen angesprochen. Eine Zelle wird also dadurch identifiziert, auf welchem Blatt sie sich befindet und wo sie in diesem Blatt steht. Nichts muss umbenannt oder linearisiert werden, um erreichbar zu sein. Deshalb ist ein Referenzdokument mit sieben Registerkarten ein einziger Upload und nicht sieben einzelne.

Der Kreislauf in fünf Schritten

Vor den Details folgt die Struktur. Nichts kostet etwas bis zum vierten Schritt.

Schritt drei wird oft unterschätzt. Ein Plan, der Ihr Arbeitsbuch falsch interpretiert hat, kostet nichts in der Korrektur, es gibt also keinen Grund zu raten: Wenn dort steht, dass eine Spalte mit Teilenummern übersetzt werden soll, sagen Sie es in einem Satz, und der Plan wird neu erstellt. Sie können diesen Plan auch ohne Konto aufrufen, was der günstigste Weg ist, um herauszufinden, ob Ihre Datei so strukturiert ist, wie Sie denken.

Die Entscheidung über die Spalten, also der Kern der Aufgabe

Hier ist eine echte Katalogzeile und was damit passieren sollte. Beachten Sie, wie wenig sich an ihr ändert.

Geben Sie an, welche Spalten übersetzt werden sollen, unter Verwendung der Namen, die Sie bereits nutzen. Nicht “die Textspalten”, was nur eine Vermutung über Ihre Datei wäre, sondern “die Beschreibung und der SEO-Titel, lassen Sie den Handle und die Teilenummer in Ruhe”. Das sind Ihre eigenen Spaltentitel, und genau diese werden Ihnen im Plan zurückgemeldet.

Die Spalten, die unangetastet bleiben sollen, sind meist leicht zu benennen, wenn man genau hinsieht: Teilenummern, Produkt-Handles, interne IDs, Währungscodes, Ländercodes, alles, was ein anderes System zum Abgleich nutzt. Eine übersetzte Kennung verursacht keinen sofortigen Fehler. Sie scheitert beim Import, Wochen später, in der Zeile, die niemand geprüft hat.

Ein Punkt, den Sie hier kostenlos erhalten und der nur einen Satz statt eines ganzen Abschnitts benötigt: Formeln und die Tabellenstruktur bleiben erhalten, da nur Textzellen überschrieben werden und alles andere beibehalten wird. Ein Verweis auf ein anderes Blatt funktioniert also weiterhin und ein Preis bleibt eine Zahl.

Sie können den Umfang viel präziser festlegen als nur pro Spalte

Das ist der Teil, bei dem es sich lohnt, innezuhalten, denn genau das können die Alternativen überhaupt nicht.

Die Benennung von Spalten ist die grobe Variante. Da die Anweisung in Freitext erfolgt, kann sie auch beschreiben, welche Zeilen gemeint sind, und wird für jede einzelne ausgewertet: “nur die Zeilen, in denen die deutsche Spalte noch leer ist”, “nur dort, wo das Ziel identisch mit dem Englischen ist, da es ein Platzhalter ist”, “die Beschreibung und der SEO-Titel, aber nur für die Zeilen, die seit dem letzten Export hinzugefügt wurden”.

Das ist beim zweiten Mal am wichtigsten. Ein Katalog wird nie nur einmal übersetzt. Er wächst, und im nächsten Monat geht es um vierhundert neue Zeilen in einer Datei mit viertausend. Der Unterschied zwischen der Bezahlung für die gesamte Datei und der Bezahlung für die Lücke ist der Unterschied zwischen einem praktikablen Prozess und einem, den man nicht mehr nutzt. Ein maschineller Übersetzer hat kein Konzept von Umfang, und ein Chat-Assistent kann eine Regel nicht zuverlässig bis Zeile 18.000 beibehalten.

Das ist ein Thema, das groß genug für einen eigenen Guide ist: Nur die noch fehlenden Zeilen übersetzen erklärt, was “fehlend” bei jedem Dateityp bedeutet, wo der Satz eingefügt wird und wie Sie den Umfang bestätigen, bevor Sie bezahlen.

Drei Dinge, die es sich lohnt vor dem Upload zu korrigieren

Keines davon ist zwingend erforderlich, aber alle drei ersparen Ihnen eine Runde Korrekturen.

Geben Sie jeder Spalte einen eindeutigen Namen. Zwei Spalten, die beide “Beschreibung” heißen, zwingen Sie dazu, sie über die Position statt über den Namen zu beschreiben. Eine Position wird in einem Satz viel leichter falsch angegeben als ein Titel. Beschreibung EN und Beschreibung FR sind für Sie und für den Plan eindeutig.

Behalten Sie die Kennung bei, mit der Ihr Zielsystem abgleicht. Egal, worüber die Zeile identifiziert wird, ob Produkt-ID, Datensatz-ID oder Slug: Stellen Sie sicher, dass sie in der Datei enthalten ist, und lassen Sie sie aus dem Teil heraus, den Sie zur Übersetzung anfordern. Ohne diese Kennung haben Sie einen übersetzten Katalog, den Sie in kein System zurückführen können.

Entscheiden Sie jetzt über die Kopfzeile. Spaltentitel sind Text in Zeile 1 und somit übersetzbar. Wenn das Arbeitsblatt in ein System zurückgeführt wird, das diese Titel ausliest, müssen sie auf Englisch bleiben, was man in sechs Worten kurz mitteilen kann. Wenn eine Person das Blatt lesen wird, ist die Übersetzung der Titel vielleicht genau das, was Sie wollen.

Eine Sache müssen Sie nicht korrigieren: Es gibt keinen Grund, das Arbeitsblatt zuerst in CSV zu konvertieren. XLSX kann direkt hochgeladen werden. Eine Konvertierung würde die zwei Dinge löschen, die ein Arbeitsblatt im Gegensatz zu einer CSV-Datei besitzt: mehrere Blätter und Formeln, die erhalten bleiben.

Eine Sprache pro Spalte oder eine Datei pro Sprache

Dies ist die einzige echte Designentscheidung bei einem Excel-Job. Es lohnt sich, hier dreißig Sekunden zu überlegen, denn eine nachträgliche Änderung bedeutet, den gesamten Vorgang erneut auszuführen.

Wenn ein Mensch das Ergebnis lesen soll, setzen Sie die Sprachen in Spalten. “Solid oak desk shelf” und die französische Übersetzung in Zeile 412 nebeneinander zu sehen, macht den Unterschied aus, ob man eine Übersetzung nur prüft oder sie fundiert auditiert.

Wenn ein System die Daten verarbeiten soll, nutzen Sie eine Datei pro Sprache, da dies ohnehin gefordert wird. Das manuelle Aufteilen eines Blatts mit sechs Sprachen im Nachhinein ist genau die Art von Schreibarbeit, die bei Datei fünf schiefgeht.

Sie können auch eine Zielspalte anfordern, die noch nicht im Arbeitsblatt vorhanden ist. Diese wird mit Ihrem eigenen Header in Zeile 1 in einer tatsächlich freien Spalte erstellt, sodass nichts von Ihren bestehenden Daten überschrieben wird.

Die zwei Anweisungen und warum eine davon stillschweigend scheitert

Dies ist der wichtigste Punkt zum Verständnis des Produkts, und der Fehler ist unsichtbar, wenn er passiert.

Die Plan-Anweisung entscheidet, was übersetzt wird. Sie wird einmalig anhand der Struktur Ihres Arbeitsblatts gelesen und definiert den Umfang: welche Blätter, welche Spalten, welche Zeilen und in welche Sprache. Die Engine wandelt diesen Satz in Code um und wendet ihn auf die gesamte Datei an. Deshalb gilt die Regel in Zeile 12 identisch wie in Zeile 18.000.

Die Anweisungen auf String-Ebene werden angewendet, während jede einzelne Zelle geschrieben wird. In diesem Moment betrachtet die Engine nur eine Zelle. Daher können diese Anweisungen nur Dinge beschreiben, die innerhalb einer Zelle sichtbar sind: den zu verwendenden Tonfall, ein Platzhalter, der exakt so bleiben muss, oder ein alphanumerischer Code innerhalb eines Satzes, der nicht verändert werden darf.

Setzen Sie einen Satz auf Dateiebene in das Feld für die String-Ebene, und es passiert nichts, und Sie erhalten keinen Hinweis darauf. Ein dort eingetragener Satz wie “Nur das Tabellenblatt Produkte übersetzen” führt nicht zu einem Fehler, er hat lediglich keine Datei im Fokus, auf die er reagieren könnte. Das Gegenteil ist ebenso still: Eine Regel zum Tonfall in der Plan-Anweisung beeinflusst die Entscheidung über den Umfang und ist dann nicht mehr vorhanden, wenn die einzelnen Zellen tatsächlich geschrieben werden.

Die einfachste Merkhilfe: Der Plan entscheidet, was übersetzt wird, die Anweisungen auf String-Ebene entscheiden, wie.

Eine Anweisung zum Kopieren

Hier ist ein Beispiel, das funktioniert und so geschrieben ist, wie das Produkt es tatsächlich akzeptiert. Passen Sie die Namen der Tabellenblätter und die Spaltentitel an Ihre eigenen an.

Translate the Products and Help articles sheets from English into French.
On Products, translate the Description and SEO title columns only, and write
the French into the empty "Description FR" column. Leave the SKU, Handle and
Price columns exactly as they are, and leave the header row in English.
On Help articles, translate the Title and Body columns in place.
Skip any row where the French column already has text in it.

Fünf einfache Sätze, und jeder einzelne ist eine Entscheidung über den Umfang: die Tabellenblätter, die Spalten, das Ziel, was unangetastet bleiben soll und welche Zeilen bereits fertig sind.

Dann, bei der Genehmigung, erfolgt die Anleitung für jede einzelne Zelle:

Use the formal "vous" register. Keep any placeholder such as `{count}` or
`{name}` exactly as written, including the braces. Leave product codes and
model numbers unchanged inside a sentence.

Beachten Sie, dass der zweite Block nichts über Spalten oder Tabellenblätter aussagt. Das kann er auch nicht. Er wird gelesen, während eine einzelne Zelle geschrieben wird, und eine einzelne Zelle enthält keine Spalten.

Was passiert bei sehr großen Tabellen

Ein Export mit 40.000 Zeilen ist genau der Anwendungsfall, für den dieses System entwickelt wurde. Es ist wichtig zu wissen, dass sich für Sie dadurch nichts ändert.

Die Obergrenze liegt bei 50 MB pro Arbeitsmappe, und jede einzelne Zelle kann bis zu 50.000 Zeichen enthalten. Das ist ausreichend für eine lange HTML-Produktbeschreibung in einer Zelle. Ab etwa zwei Megabyte lädt die Engine die Arbeitsmappe nicht mehr komplett, sondern liest jedes Tabellenblatt in Fenstern, extrahiert die Inhalte fortlaufend und schreibt die fertigen Zellen in die Originaldatei zurück, anstatt diese neu aufzubauen. Unveränderte Zeilen werden eins zu eins kopiert.

Die praktischen Folgen sind genau die drei, die Sie sich wünschen:

• Der Plan misst weiterhin die gesamte Datei, sodass die Wortzahl und die Kosten, die Sie genehmigen, die tatsächlichen Werte sind und nicht nur eine Schätzung basierend auf einer Stichprobe.
• Eine Regel, die von der Position abhängt, funktioniert weiterhin. “Nur die Zeilen, in denen das Ziel leer ist” wird gegen jede einzelne Zeile geprüft, nicht nur gegen das erste Fenster.
• Die eigenen Limits der Datei bleiben unverändert. Das Limit von Excel liegt bei 1.048.576 Zeilen pro Tabellenblatt, und Sie werden die Größenbeschränkung lange erreichen, bevor dieses Limit erreicht wird.

Für einen Export, der tatsächlich größer ist, als eine einzelne Datei fassen kann, ist die ehrlichste Lösung, ihn aufzuteilen, entweder nach Tabellenblättern oder nach Zeilenbereichen. Verwenden Sie dabei ein einziges Glossar für alle Teile, damit die Terminologie konsistent bleibt. Wenn Ihr Quellsystem stattdessen CSV ausgeben kann, ermöglicht die CSV-Übersetzung größere Dateien, da eine CSV-Datei aus reinem Text besteht, während eine Arbeitsmappe ein komprimiertes XML-Archiv ist. Im Gegenzug verzichten Sie auf Tabellenblätter und Formeln.

Terminologie über Tabellenblätter und Monate hinweg konsistent halten

Die Konsistenz ist der Punkt, an dem Tabellenübersetzungen meist scheitern, und das ist kein Grammatikproblem. Es liegt daran, dass Ihr Produkt im Blatt Produkte anders heißt als in den Hilfe-Artikeln, oder dass die Datei vom letzten Monat nicht mit der Datei dieses Monats übereinstimmt.

Tragen Sie Begriffe, die absolut konsistent bleiben müssen, einmal in einem Workspace-Glossar ein: Produktnamen, die Hausübersetzung einer Kategorie oder einen markenspezifischen Slogan. Dies gilt dann für jedes Tabellenblatt in der Arbeitsmappe und auch für die nächste Datei. Das ist das Hauptargument dafür, ein Glossar zu erstellen, bevor die zweite Datei bearbeitet wird, anstatt erst nach der fünften.

Hier stoßen auch allgemeine Maschinenübersetzer an ihre Grenzen, und der Grund ist technischer Natur, keine Qualitätsfrage. Ihr Glossar ersetzt einen Begriff einfach überall dort, wo er passt, ohne den umgebenden Satz neu zu bewerten. Hier wird das Glossar als Bedeutung einbezogen, während die Zelle geschrieben wird. So wird der Begriff grammatikalisch korrekt in den Satz integriert, anstatt einfach nur in die Mitte gesetzt zu werden.

Wenn Sie dies mit Ihren bestehenden Alternativen vergleichen, sind die tatsächlichen Kosten der Tabellenübersetzung selten der Preis pro Wort. Es sind die Stunden, die für die Dateivorbereitung aufgewendet werden, das Erklären, welche Spalten ignoriert werden sollen, das Warten und der erneute Import. Unser Vergleich von Tabellenübersetzungs-Tools zeigt auf, wo die jeweiligen Ansätze an ihre Grenzen stoßen.

Überprüfung der zurückerhaltenen Datei

Zwei Prüfungen, und beide dauern nur eine Minute.

Öffnen Sie die Datei und sortieren Sie nach der Zielspalte. Jede Zeile, die leer geblieben ist, obwohl Sie Text erwartet hatten, ist sofort sichtbar. Meistens liegt das an einer von Ihnen getroffenen Scope-Entscheidung, an die Sie sich nicht mehr erinnern, und nicht an einem Fehler.

Importieren Sie erst einige wenige Zeilen, bevor Sie die gesamte Datei verarbeiten. Wenn ein Zielsystem Einwände hat, wird es diese bei zwanzig Zeilen genauso schnell äußern wie bei viertausend. Es bei zwanzig Zeilen festzustellen, ist wesentlich günstiger. Behalten Sie den ursprünglichen Export so lange, bis dieser Import erfolgreich abgeschlossen wurde.

Es lohnt sich auch, daran zu erinnern, warum die Tabelle überhaupt existiert. CSA Research stellte in seiner Umfrage “Can’t Read, Won’t Buy” unter 8.709 Verbrauchern in 29 Ländern fest, dass 76% der Online-Shopper es vorziehen, Produkte mit Informationen in ihrer eigenen Sprache zu kaufen, und 40% kaufen überhaupt nicht auf Websites in anderen Sprachen ein. Wenn diese Arbeitsmappe ein Produktkatalog ist, sind diese beiden Zahlen der Grund, warum es sich lohnt, die Sache richtig zu machen.

Wo der Mensch weiterhin hingehört

Für ein einziges Blatt mit vierzig Zeilen für eine Homepage fragen Sie einen Übersetzer, der die Sprache spricht. Sie erhalten ein besseres Ergebnis, und es dauert nicht lange.

Bei einem Katalog mit 4.000 Produkten in sechs Sprachen machen die Dateihandhabung und die Verwaltung die Hauptkosten aus, und das ist keine eigentliche Spracharbeit. Lassen Sie die Masse durch AI Glot laufen und setzen Sie die manuelle Prüfung dort ein, wo sie sich wirklich lohnt: bei den Kategorien, die tatsächlich verkaufen, den Seiten, auf denen die Nutzer landen, oder überall dort, wo die Formulierung das Produkt ist. Viele Teams nutzen es als ersten Durchlauf und lassen das Ergebnis von einem Muttersprachler prüfen. Das ist eine gute Nutzung eines Experten und eine schlechte Nutzung einer ganzen Woche in einer Tabellenkalkulation.

Wenn Sie sehen möchten, was der Tarif für Ihre eigene Arbeitsmappe vorsieht, bevor Sie sich entscheiden, wird der Excel-Übersetzer diese auslesen und Ihnen Auskunft geben. Ein kostenloses Konto enthält genügend Credits, um eine echte Datei zu testen.

Die hier genannten Limits gelten zum Zeitpunkt der Erstellung: 50 MB pro XLSX-Datei und 50.000 Zeichen pro einzelner Zelle. Blattanzahlen, Wortzahlen und Kosten ergeben sich immer aus dem Tarif für Ihre eigene Arbeitsmappe, was kostenlos erstellt und korrigiert werden kann.