Comment traduire un fichier Excel dans une autre langue

Traduire les cinquante premières lignes d’un tableur ne pose aucun problème. C’est la ligne 18 000 qui pose problème. À ce stade, vous ne savez plus quelles lignes sont terminées, le même nom de produit a été traduit de trois façons différentes et une formule, quelque part, pointe discrètement vers la mauvaise cellule.

Ce guide concerne ce type de classeur : plusieurs feuilles, une ligne d’en-tête, certaines colonnes de texte et d’autres d’identifiants, et plus de lignes que quiconque ne devrait coller dans une fenêtre de chat.

Ce qui vous ralentit réellement

Presque personne n’est bloqué par la langue. Si vous n’aviez qu’un paragraphe à traduire, ce serait déjà fait.

Ce qui prend une semaine, c’est tout ce qui entoure les mots. Décider quelles colonnes sont du texte et lesquelles sont des codes. S’assurer que les lignes restent alignées pour qu’une description traduite reste bien à côté de son SKU. Se rappeler que la feuille quatre existe. Recommencer le mois suivant, quand 300 nouveaux produits ont été ajoutés et que les 4 000 autres n’ont pas changé.

Ce travail n’est pas un travail linguistique, et c’est ce qui rend l’utilisation d’un classeur coûteuse. C’est aussi la partie qui peut être décrite en une phrase, puis exécutée.

Qu’est-ce qu’un classeur, en matière de traduction

Un tableur ne se résume pas à un seul document. Dans ce format de fichier, un classeur est une liste de feuilles de calcul, chacune constituée d’une grille de cellules, dont certaines seulement contiennent du texte.

Trois faits concernant un classeur déterminent la manière dont le travail doit être structuré, et ces trois points diffèrent d’un fichier de sous-titres ou d’un fichier de ressources d’application.

Plusieurs colonnes peuvent coexister sur une seule feuille. Ainsi, plusieurs langues peuvent figurer côte à côte dans un classeur, dans des colonnes distinctes. La plupart des formats de localisation ne le permettent pas. Un fichier .strings iOS contient exactement une langue par fichier, et sa traduction remplace le texte d’origine.

La ligne d’en-tête n’est pas spéciale pour le fichier. Dans un classeur, la ligne 1 est composée de cellules comme toutes les autres. Vos titres de colonnes sont du texte, ils sont donc visibles pour le processus et seront traduits, sauf indication contraire. C’est une décision qui se prend en une ligne, et il est utile de le faire intentionnellement.

Seules les cellules textuelles peuvent être traduites. Dans le fichier, le texte est stocké une seule fois dans une table de chaînes partagées, à laquelle les cellules font référence, tandis qu’une formule est stockée séparément sous forme de texte. Une cellule qui contient un nombre contient un nombre ; une cellule qui contient une formule contient une formule. Ni l’une ni l’autre n’est prise en compte pour la traduction : leur contenu ne peut donc pas être modifié par celle-ci.

Chaque feuille est appelée par son nom, donc une cellule est identifiée par la feuille sur laquelle elle se trouve et sa position dans cette feuille. Rien n’a besoin d’être renommé ou aplati pour être accessible. C’est pourquoi un document de référence à sept onglets fait l’objet d’un seul téléchargement et non de sept.

Le cycle complet, en cinq étapes

Avant les détails, voici la structure. Rien n’est facturé avant l’étape quatre.

L’étape trois est celle que les gens sous-estiment. Un plan qui aurait mal interprété votre classeur ne coûte rien à corriger, il n’y a donc aucune raison de deviner : s’il indique qu’il va traduire une colonne de numéros de pièces, vous le précisez en une phrase et il planifie à nouveau. Vous pouvez accéder à ce plan sans compte, ce qui est le moyen le moins coûteux de vérifier si votre fichier est structuré comme vous le pensez.

Traduction intégrée d’Excel : ses possibilités et ses limites

Excel dispose de sa propre fonction de traduction, qui est l’option la plus rapide pour quelques cellules. La documentation de Microsoft indique qu’il faut sélectionner les mots, les phrases ou les cellules, puis choisir Révision et Traduire. Cette fonction nécessite un abonnement Microsoft 365 ou Office 2021 avec les expériences connectées activées.

La même page précise qu’Excel ne propose pas de bouton Insérer : vous devez donc copier le texte traduit et le recoller vous-même. Cela convient pour une poignée de cellules. Mais avec des milliers de lignes réparties sur plusieurs feuilles, le copier-coller finit par devenir le travail lui-même. La documentation parle de cellules et de texte sélectionnés, pas d’un classeur entier ni d’une règle permettant d’exclure certaines colonnes.

La décision des colonnes, qui constitue tout le travail

Voici une ligne de catalogue réelle et ce qui devrait lui arriver. Remarquez à quel point elle change peu.

Précisez quelles colonnes traduire, en utilisant les noms que vous utilisez déjà. Pas “les colonnes de texte”, ce qui serait une supposition sur votre fichier, mais “la description et le titre SEO, laissez le handle et le numéro de pièce intacts”. Ce sont vos propres titres de colonnes, et c’est ce que le plan vous rapportera.

Les colonnes auxquelles il ne faut pas toucher sont généralement faciles à identifier : numéros de pièces, handles de produits, identifiants internes, codes de devises, codes pays, tout élément utilisé pour une correspondance avec un autre système. Un identifiant traduit ne provoque pas d’erreur immédiate. L’échec survient lors de l’importation, des semaines plus tard, sur la ligne que personne n’a vérifiée.

Un point positif à noter rapidement: les formules et la structure de la feuille sont préservées. Seules les cellules de texte sont modifiées, tout le reste est conservé, donc une recherche sur une autre feuille fonctionne toujours et un prix reste un nombre.

Vous pouvez définir un périmètre bien plus précis qu’une simple colonne

C’est ici qu’il faut s’attarder, car c’est la seule fonctionnalité que les alternatives ne proposent pas du tout.

Nommer des colonnes est la méthode simple. L’instruction étant en texte libre, elle peut aussi décrire quelles lignes traiter, et elle est évaluée pour chacune d’entre elles: “seulement les lignes où la colonne allemande est encore vide”, “seulement là où la cible est identique à l’anglais, c’est un espace réservé”, “la description et le titre SEO, mais uniquement pour les lignes ajoutées depuis le dernier export”.

C’est surtout important lors de la deuxième traduction. Un catalogue ne se traduit jamais une seule fois. Il s’étoffe : le mois prochain, vous aurez peut-être 400 nouvelles lignes dans un fichier qui en compte 4,000. La différence entre payer pour le fichier entier et payer uniquement pour les éléments manquants, c’est celle entre un processus viable et un processus que vous finissez par abandonner. Certains outils de traduction permettent de limiter le périmètre à une plage : le traducteur Excel de Smartcat, par exemple, permet de saisir une plage de colonnes comme A:H ou une plage de lignes comme 1:50, puis de choisir si elle doit être traduite ou ignorée. Mais une plage indique un emplacement. Une condition comme « uniquement si la cellule allemande est vide » dépend du contenu de chaque cellule. C’est là que nous intervenons en transformant votre phrase en code. Quant à un assistant conversationnel, il ne peut pas appliquer de façon fiable une même règle jusqu’à la ligne 18,000.

C’est un sujet assez vaste pour avoir son propre guide : traduire uniquement les lignes manquantes explique ce que signifie “manquant” pour chaque type de fichier, où placer la phrase et comment confirmer le périmètre avant de payer.

Trois points à régler avant l’importation

Rien de tout cela n’est obligatoire, mais ces trois étapes vous éviteront un cycle de corrections.

Donnez un nom unique à chaque colonne. Deux colonnes nommées “Description” vous obligent à les identifier par leur position plutôt que par leur nom, et une position est bien plus source d’erreur qu’un titre. Description EN et Description FR sont sans ambiguïté pour vous comme pour le plan.

Conservez l’identifiant utilisé par votre système de destination. Qu’il s’agisse d’un ID produit, d’un ID d’enregistrement ou d’un slug, assurez-vous qu’il figure dans le fichier, puis excluez-le de votre demande de traduction. Sans cela, vous obtiendrez un catalogue traduit impossible à fusionner.

Décidez dès maintenant pour la ligne d’en-tête. Les titres de colonnes sont du texte en ligne 1, ils sont donc traduisibles. Si le classeur doit être réimporté dans un système qui lit ces titres, ils doivent rester en anglais, et il suffit de le préciser en quelques mots. Si le document est destiné à être lu par un humain, les traduire est peut-être exactement ce que vous voulez.

Un point sur lequel vous n’avez pas à vous soucier: il est inutile de convertir le classeur en CSV au préalable. Le format XLSX est accepté directement. La conversion supprimerait les deux avantages d’un classeur par rapport à un CSV: la présence de plusieurs feuilles et la conservation des formules.

Une langue par colonne, ou un fichier par langue

C’est le seul véritable choix de conception pour un travail sur Excel, et cela ne prend que trente secondes, car changer d’avis plus tard signifierait tout recommencer.

Si un humain doit lire le résultat, placez les langues dans des colonnes. Voir “Solid oak desk shelf” et sa version française côte à côte à la ligne 412 fait toute la différence entre réviser une traduction et l’auditer.

Si un système doit importer le résultat, utilisez un fichier par langue, car c’est ce qu’il demandera de toute façon. Diviser manuellement une feuille de six langues après coup est exactement le genre de tâche administrative qui tourne mal vers le cinquième fichier.

Vous pouvez également demander une colonne cible qui ne figure pas encore dans le classeur. Elle sera créée avec votre propre en-tête en ligne 1, dans une colonne réellement vide, afin que rien de votre contenu actuel ne soit écrasé.

Les deux instructions, et pourquoi l’une d’elles échoue en silence

C’est l’élément le plus important à comprendre sur le produit, car l’erreur est invisible quand on la commet.

L’instruction du plan détermine ce qui est traduit. Elle est lue une seule fois, en fonction de la structure de votre classeur, et c’est là que se définit le périmètre: quelles feuilles, quelles colonnes, quelles lignes, vers quelle langue. Le moteur transforme cette phrase en code et l’applique à l’ensemble du fichier, c’est pourquoi la règle s’applique identiquement à la ligne 12 et à la ligne 18 000.

Les instructions au niveau de la chaîne sont appliquées lors de l’écriture de chaque cellule. À ce moment-là, le moteur traite une seule cellule, elles ne peuvent donc décrire que des éléments visibles à l’intérieur de celle-ci: le ton à employer, un espace réservé qui doit rester tel quel, ou un code alphanumérique dans une phrase qui ne doit pas être modifié.

Si vous placez une instruction relative au fichier dans l’emplacement réservé aux chaînes, rien ne se passe, et rien ne vous avertit. Une mention comme “Traduire uniquement la feuille Produits” écrite ici n’échouera pas, elle n’aura simplement aucun fichier en vue sur lequel agir. L’inverse est tout aussi discret: une règle sur le ton placée dans les instructions du plan influencera la décision de portée, puis disparaîtra au moment où chaque cellule sera réellement écrite.

Pour le dire simplement: le plan décide du quoi, les instructions au niveau de la chaîne décident du comment.

Une instruction que vous pouvez copier

En voici une qui fonctionne, rédigée de la manière dont le produit l’accepte réellement. Remplacez les noms de feuilles et les titres de colonnes par les vôtres.

Translate the Products and Help articles sheets from English into French.
On Products, translate the Description and SEO title columns only, and write
the French into the empty "Description FR" column. Leave the SKU, Handle and
Price columns exactly as they are, and leave the header row in English.
On Help articles, translate the Title and Body columns in place.
Skip any row where the French column already has text in it.

Cinq phrases simples, et chacune d’elles est une décision de portée: les feuilles, les colonnes, la destination, les éléments à ne pas toucher et les lignes déjà traitées.

Ensuite, lors de l’approbation, les directives appliquées à chaque cellule individuelle:

Use the formal "vous" register. Keep any placeholder such as `{count}` or
`{name}` exactly as written, including the braces. Leave product codes and
model numbers unchanged inside a sentence.

Remarquez que le second bloc ne mentionne ni colonnes ni feuilles. Il ne le peut pas. Il est lu pendant l’écriture d’une cellule, et une cellule ne contient pas de colonnes.

Ce qui arrive avec une feuille très volumineuse

L’exportation de 40 000 lignes est le cas de figure pour lequel cet outil a été conçu, et il est utile de savoir que rien ne change de votre côté.

La limite est de 50 MB par classeur (la page sur la traduction des fichiers Excel indique les limites actuelles). Excel autorise jusqu’à 32,767 caractères dans une cellule, ce qui suffit largement pour une longue description de produit en HTML dans une seule cellule. Au-delà d’environ deux mégaoctets, le moteur cesse de charger le classeur en entier. Il lit alors les feuilles par fenêtres, en extrait le contenu au fur et à mesure, puis réécrit les cellules traduites dans le fichier d’origine au lieu de le reconstruire. Les lignes laissées intactes sont recopiées telles quelles.

Les conséquences pratiques sont les trois que vous recherchez:

• Le forfait prend toujours en compte le fichier entier : le décompte des mots et le prix que vous approuvez sont réels, et non estimés à partir d’un échantillon.
• Une règle qui dépend de la position continue de s’appliquer. La condition « uniquement les lignes où la cellule cible est vide » est vérifiée pour chaque ligne, pas seulement pour la première fenêtre.
• Les limites propres au fichier ne changent pas. Excel est limité à 1,048,576 lignes par feuille, mais vous atteindrez la limite de taille bien avant.

Pour un export réellement trop volumineux pour un seul fichier, la solution honnête est de le diviser, soit par feuille, soit par plage de lignes, tout en conservant un glossaire unique pour toutes les parties afin que la terminologie reste cohérente. Si votre système source peut exporter en CSV, la traduction CSV permet des fichiers plus volumineux, car un CSV est du texte brut alors qu’un classeur est une archive compressée de XML. En échange, vous perdez les feuilles et les formules.

Maintenir une terminologie stable entre les feuilles et les mois

C’est sur la cohérence que la traduction de feuilles de calcul échoue généralement, et ce n’est pas un problème de grammaire. C’est le fait que votre produit s’appelle d’une façon dans la feuille Produits et d’une autre dans les articles d’aide, ou que le fichier du mois dernier et celui de ce mois-ci divergent.

Saisissez une seule fois les termes qui ne doivent pas varier dans un glossaire d’espace de travail: noms de produits, traduction officielle d’une catégorie, phrase propre à votre marque. Cela s’appliquera alors à chaque feuille du classeur, ainsi qu’au classeur suivant. C’est tout l’intérêt de créer un glossaire avant le deuxième fichier plutôt qu’après le cinquième.

C’est également là qu’un traducteur automatique généraliste peine, pour une raison mécanique plutôt que qualitative. Son glossaire remplace un terme dès qu’il y a correspondance, sans reconsidérer la phrase autour de la substitution. Ici, le glossaire est intégré comme une notion de sens pendant l’écriture de la cellule, sehingga le terme s’accorde naturellement dans la phrase au lieu d’y être simplement parachuté.

Si vous comparez cette solution aux options dont vous disposez déjà, le vrai coût de la traduction des feuilles de calcul ne se résume généralement pas au tarif au mot. Il faut aussi compter les heures passées à préparer le fichier, à préciser quelles colonnes ne doivent pas être modifiées, à attendre, puis à réimporter le fichier. Notre comparatif des outils de traduction de feuilles de calcul vous indique à partir de quand chaque approche atteint ses limites.

Vérifier le fichier reçu

Deux vérifications, et chacune ne prend qu’une minute.

Ouvrez le fichier et triez par la colonne cible. Toute ligne restée vide alors que vous attendiez du texte est immédiatement visible. C’est presque toujours le résultat d’un choix de portée que vous avez fait et oublié, plutôt qu’une erreur.

Réimportez une poignée de lignes avant de traiter tout le fichier. Si un système de destination doit rejeter un élément, il le fera tout autant pour vingt lignes que pour quatre mille. Le découvrir sur vingt lignes coûte beaucoup moins cher. Conservez l’exportation originale jusqu’à ce que l’importation soit terminée.

Il vaut aussi la peine de se rappeler pourquoi cette feuille de calcul existe. Dans son enquête « Can’t Read, Won’t Buy » de juillet 2020, menée auprès de 8,709 consommateurs dans 29 pays, CSA Research a constaté que 76% des acheteurs en ligne préfèrent acheter des produits présentés dans leur langue, et que 40% n’achèteront jamais sur des sites dans une autre langue. Si votre classeur contient un catalogue de produits, ces deux chiffres expliquent pourquoi il vaut la peine de bien faire les choses.

La place restante de l’humain

Pour une seule feuille de quarante lignes destinée à une page d’accueil, faites appel à un traducteur parlant la langue. Vous obtiendrez un meilleur résultat et cela ne prendra pas longtemps.

Pour un catalogue de 4 000 produits en six langues, la gestion des fichiers représente la majeure partie du coût, et ce n’est pas du travail linguistique. Traitez le gros du volume avec AI Glot, puis concentrez la révision là où elle a le plus de valeur : les catégories qui vendent réellement, les pages d’atterrissage, tout endroit où la formulation fait partie du produit. De nombreuses équipes l’utilisent pour un premier passage et font relire le résultat par un locuteur natif. C’est une excellente utilisation d’un expert et une bien meilleure option que de passer une semaine entière dans un tableur.

Si vous voulez voir ce que prévoit le forfait pour votre propre classeur avant de décider, le traducteur Excel l’analysera pour vous, et un compte gratuit inclut suffisamment de crédits pour traiter un fichier réel.

Les limites indiquées ici sont celles en vigueur au moment de la rédaction : 50 MB par fichier XLSX de notre côté et 32,767 caractères par cellule, soit la limite propre à Excel. Le catalogue de 4,180 lignes illustré dans les schémas est un exemple, et non un fichier client mesuré. Le nombre de feuilles, le décompte des mots et le coût sont toujours calculés à partir du forfait correspondant à votre classeur. Ce devis est gratuit et vous pouvez le corriger sans frais.