Cómo traducir un archivo Excel a otro idioma

Traducir las primeras cincuenta filas de una hoja de cálculo no es problema. El problema es la fila 18.000. Para entonces, ya has perdido la cuenta de qué filas están listas, el mismo nombre de producto se ha traducido de tres formas distintas y alguna fórmula apunta discretamente a la celda equivocada.

Esta guía trata sobre ese libro de trabajo: varias hojas, una fila de encabezado, algunas columnas de texto y otras de identificadores, y más filas de las que cualquiera debería pegar en una ventana de chat.

Qué es lo que realmente te frena

Casi nadie se queda atascado con el idioma. Si solo necesitaras traducir un párrafo, ya lo habrías hecho.

Lo que consume toda la semana es todo lo que rodea a las palabras. Decidir qué columnas son texto y cuáles son códigos. Mantener las filas alineadas para que una descripción traducida siga junto a su propio SKU. Recordar que existe la hoja cuatro. Hacerlo todo de nuevo el mes siguiente, cuando se han añadido 300 productos nuevos y los otros 4.000 no han cambiado.

Ese trabajo no es lingüístico, y es la parte que encarece el uso de un libro de trabajo. Es también la parte que puede describirse en una frase y luego ejecutarse.

Qué es un libro de trabajo, en lo que a la traducción se refiere

Una hoja de cálculo no es un único documento. En este formato de archivo, un libro es una lista de hojas de cálculo, y cada una es una cuadrícula de celdas, de las que solo algunas contienen texto.

Tres hechos sobre un libro de trabajo deciden cómo debe estructurarse el trabajo, y los tres son diferentes a los de un archivo de subtítulos o un archivo de recursos de una app.

En una sola hoja pueden coexistir muchas columnas. Por lo tanto, varios idiomas pueden convivir lado a lado en un libro de trabajo, en columnas separadas. La mayoría de los formatos de localización no pueden hacer eso. Un archivo .strings de iOS contiene exactamente un idioma por archivo, y traducirlo sustituye el texto en su lugar.

La fila de encabezado no es especial para el archivo. En un libro de trabajo, la fila 1 son celdas como cualquier otra. Los títulos de tus columnas son texto, por lo que son visibles para el proceso y se traducirán a menos que indiques lo contrario. Es una decisión de una sola línea, y merece la pena tomarla a propósito.

Solo se pueden traducir las celdas de texto. En el archivo, el texto se almacena una sola vez en una tabla de cadenas compartidas y las celdas apuntan a él, mientras que las fórmulas se guardan aparte como texto de fórmula. Una celda que contiene un número es un número, y una celda que contiene una fórmula es una fórmula. Ninguna de las dos se incluye en la traducción, así que tampoco puede modificarse.

Cada hoja se identifica por su nombre, así que una celda se define por la hoja en la que se encuentra y su posición en ella, y nada tiene que ser renombrado o aplanado para ser accesible. Por eso un documento de referencia de siete pestañas es una sola carga en lugar de siete.

El ciclo completo, en cinco pasos

Antes del detalle, la estructura. Nada tiene coste hasta el paso cuatro.

El paso tres es el que la gente infravalora. Un plan que haya interpretado mal tu libro de trabajo no cuesta nada de corregir, así que no hay razón para adivinar: si dice que va a traducir una columna de números de pieza, tú lo indicas en una frase y el plan se ajusta. Puedes llegar a ese plan sin tener una cuenta, que es la forma más barata de averiguar si tu archivo tiene la estructura que crees.

La función de traducción integrada de Excel y sus límites

Excel tiene una función de traducción propia que, para unas pocas celdas, es la opción más rápida. La documentación de Microsoft explica que se accede desde Revisar y, después, Traducir, y que se aplica a las palabras, frases o celdas seleccionadas. Necesitas una suscripción a Microsoft 365 o Office 2021 con las experiencias conectadas activadas.

La misma página señala que Excel no tiene ningún botón Insertar, así que tienes que copiar el texto traducido y pegarlo de nuevo. Para unas pocas celdas, no hay problema. Pero si hay miles de filas repartidas en varias hojas, copiar y pegar se convierte en el trabajo en sí. Además, la página solo habla de texto y celdas seleccionadas, no de un libro entero ni de una regla para excluir ciertas columnas.

La decisión de las columnas, que es todo el trabajo

Aquí tienes una fila real de un catálogo y lo que debería pasar con ella. Fíjate en lo poco que cambia.

Indica qué columnas traducir usando los nombres que ya utilizas. No digas “las columnas de texto”, que es una suposición sobre tu archivo, sino “la descripción y el título SEO, deja intactos el handle y el número de pieza”. Esos son tus propios títulos de columna, y es lo que el plan te reportará.

Las columnas que no debes tocar suelen ser fáciles de identificar una vez que miras: números de pieza, handles de producto, IDs internos, códigos de moneda, códigos de país, cualquier cosa que otro sistema utilice para coincidir. Un identificador traducido no falla de forma evidente. Falla al importar, semanas después, en la fila que nadie revisó.

Algo que obtienes gratis aquí, y que merece una frase más que una sección entera: las fórmulas y la estructura de la hoja se mantienen, ya que solo se escriben las celdas de texto y todo lo demás se conserva. Así, una búsqueda en otra hoja sigue funcionando y un precio sigue siendo un número.

Puedes definir el alcance con mucha más precisión que una columna

Esta es la parte en la que merece la pena detenerse, porque es lo único que las alternativas no pueden hacer en absoluto.

Nombrar las columnas es la versión básica. La instrucción es texto libre, por lo que también puede describir qué filas, y se evalúa en cada una de ellas: “solo las filas donde la columna de alemán sigue vacía”, “solo donde el destino es idéntico al inglés, es un marcador de posición”, “la descripción y el título SEO, pero solo para las filas añadidas desde la última exportación”.

Esto importa sobre todo la segunda vez. Un catálogo nunca se traduce una sola vez: va creciendo, y el trabajo del mes que viene puede consistir en añadir cuatrocientas filas a un archivo de cuatro mil. Por eso, pagar por todo el archivo o solo por lo que falta puede marcar la diferencia entre un proceso viable y otro que dejas de usar. Algunas herramientas de traducción permiten limitar el alcance por rango: el traductor de Excel de Smartcat, por ejemplo, permite indicar un rango de columnas como A:H o de filas como 1:50 y elegir si se traduce o se deja sin traducir. Pero un rango solo indica una ubicación. Una condición como «solo cuando la celda en alemán esté vacía» depende del contenido de cada celda, y para eso convertimos tu instrucción en código. Un asistente de chat, por su parte, no puede aplicar una regla con fiabilidad hasta la fila 18,000.

Es un tema lo suficientemente amplio como para tener su propia guía: traducir solo las filas que faltan explica qué se considera “faltante” en cada tipo de archivo, dónde colocar la frase y cómo confirmar el alcance antes de pagar.

Tres cosas que conviene arreglar antes de subir el archivo

Ninguna de estas es obligatoria, pero las tres te ahorran una ronda de correcciones.

Asigna un nombre único a cada columna. Dos columnas llamadas “Descripción” te obligan a definirlas por posición en lugar de por nombre, y es mucho más fácil equivocarse con una posición en una frase que con un título. Descripción EN y Descripción FR son inequívocas para ti y para el plan.

Mantén el identificador que utiliza tu sistema de destino. Sea cual sea el dato por el que se busca la fila, un ID de producto, un ID de registro o un slug, asegúrate de que esté en el archivo y luego exclúyelo de lo que pidas traducir. Sin él, tendrás un catálogo traducido que no podrás fusionar con nada.

Decide ahora lo de la fila de encabezado. Los títulos de las columnas son texto en la fila 1, por lo que son traducibles. Si el libro vuelve a un sistema que lee esos títulos, deben permanecer en inglés, y decir esto solo requiere seis palabras. Si el archivo lo va a leer una persona, traducirlos puede ser exactamente lo que buscas.

Algo que no necesitas arreglar: no hay razón para convertir el libro a CSV primero. Los archivos XLSX entran directamente, y la conversión elimina las dos cosas que tiene un libro y que un CSV no: varias hojas y fórmulas que se conservan.

Un idioma por columna, o un archivo por idioma

Esta es la única decisión de diseño real en un trabajo de Excel, y merece treinta segundos de reflexión porque cambiar de opinión más tarde significa ejecutarlo todo de nuevo.

Si el resultado lo va a leer un humano, pon los idiomas en columnas. Ver “Estantería de escritorio de roble macizo” y su versión en francés uno al lado del otro en la fila 412 es la diferencia entre revisar una traducción y auditarla.

Si el resultado lo va a procesar un sistema, usa un archivo por idioma, porque es lo que te pedirá de todos modos, y dividir a mano una hoja de seis idiomas es precisamente el tipo de trabajo administrativo que acaba fallando en el quinto archivo.

También puedes solicitar una columna de destino que aún no esté en el libro. Se creará con tu propio encabezado en la fila 1, en una columna que esté realmente libre, por lo que no se sobrescribirá nada de lo que ya tengas.

Las dos instrucciones, y por qué una de ellas falla en silencio

Esto es lo más útil que puedes entender sobre el producto, y el error es invisible cuando ocurre.

La instrucción del plan decide qué se traduce. Se lee una sola vez, basándose en la estructura de tu libro, y es donde reside el alcance: qué hojas, qué columnas, qué filas y a qué idioma. El motor convierte esa frase en código y la ejecuta en todo el archivo, por eso la regla se aplica idénticamente en la fila 12 y en la fila 18.000.

Las instrucciones a nivel de cadena se aplican mientras se escribe cada celda. En ese momento, el motor analiza una sola celda, por lo que estas instrucciones solo pueden describir algo visible dentro de ella: el tono a utilizar, un marcador de posición que debe mantenerse exactamente como está o un código alfanumérico dentro de una frase que no debe tocarse.

Si pones una frase a nivel de archivo en el espacio de nivel de cadena, no pasará nada y no recibirás ningún aviso. Escribir ahí “Traduce solo la hoja de Productos” no provoca un error, simplemente no hay ningún archivo a la vista sobre el cual actuar. Lo contrario ocurre de la misma forma: una regla sobre el tono en la instrucción del plan define la decisión del alcance y luego desaparece cuando se escribe cada celda.

La forma más sencilla de entenderlo: el plan decide qué, y las instrucciones a nivel de cadena deciden cómo.

Una instrucción que puedes copiar

Aquí tienes una que funciona, escrita de la forma en que el producto la acepta. Cambia los nombres de las hojas y los títulos de las columnas por los tuyos.

Translate the Products and Help articles sheets from English into French.
On Products, translate the Description and SEO title columns only, and write
the French into the empty "Description FR" column. Leave the SKU, Handle and
Price columns exactly as they are, and leave the header row in English.
On Help articles, translate the Title and Body columns in place.
Skip any row where the French column already has text in it.

Cinco frases sencillas, y cada una de ellas es una decisión de alcance: las hojas, las columnas, el destino, qué dejar intacto y qué filas ya están terminadas.

Después, al aprobar, las pautas se aplican a cada celda individual:

Use the formal "vous" register. Keep any placeholder such as `{count}` or
`{name}` exactly as written, including the braces. Leave product codes and
model numbers unchanged inside a sentence.

Fíjate en que el segundo bloque no dice nada sobre columnas u hojas. No puede hacerlo. Se lee mientras se escribe una celda, y una celda no tiene columnas.

Qué ocurre con una hoja muy grande

Una exportación de 40.000 filas es el caso para el que se diseñó este sistema, y conviene saber que nada cambia en tu forma de gestionarlo.

El límite es de 50 MB por libro (la página sobre la traducción de Excel recoge los límites actuales). Excel permite hasta 32,767 caracteres en una celda, espacio suficiente para incluir en una sola celda una descripción de producto en HTML bastante larga. A partir de unos dos megabytes, el motor deja de cargar el libro entero y lee cada hoja por partes, extrayendo el contenido sobre la marcha y escribiendo las celdas terminadas en el archivo original, en lugar de reconstruirlo. Las filas que no se modifican se conservan tal cual.

Las consecuencias prácticas son las tres que esperarías:

• El plan sigue calculándose sobre el archivo completo, así que el recuento de palabras y el coste que apruebas son los reales, no una estimación basada en una muestra.
• Las reglas que dependen de la posición siguen funcionando. La condición «solo las filas en las que el destino está vacío» se comprueba en todas las filas, no solo en la primera parte.
• Los límites propios del archivo no cambian. El máximo de Excel es de 1,048,576 filas por hoja, y alcanzarás el límite de tamaño mucho antes.

Para una exportación que sea realmente más grande de lo que un solo archivo puede soportar, la solución honesta es dividirla, ya sea por hoja o por rango de filas, y mantener un único glosario en todas las partes para que la terminología no varíe. Si tu sistema de origen puede exportar en CSV, la traducción de CSV permite archivos más grandes, ya que un CSV es texto plano y un libro es un archivo comprimido de XML. A cambio, pierdes las hojas y las fórmulas.

Mantener la terminología constante entre hojas y meses

La coherencia es donde la traducción de hojas de cálculo suele fallar, y no es un problema de gramática. El problema es que tu producto se llama de una forma en la hoja de Productos y de otra en los artículos de Ayuda, o que el archivo del mes pasado y el de este mes no coinciden.

Añade una sola vez al glosario del espacio de trabajo los términos que no deben variar: nombres de productos, la traducción oficial de una categoría o una frase propia de tu marca. Así se aplicará a cada hoja del libro y también al siguiente. Ese es el argumento principal para crear un glosario antes del segundo archivo y no después del quinto.

Aquí es donde un traductor automático general tiene dificultades, y la razón es mecánica más que de calidad. Su glosario sustituye un término siempre que haya una coincidencia, por lo que no reconsidera la frase que rodea la sustitución. Aquí, el glosario se integra como significado mientras se escribe la celda, por lo que el término se declina y adapta a la frase en lugar de soltarse simplemente en medio de ella.

Si estás comparando esta opción con las alternativas que ya tienes, el coste real de traducir hojas de cálculo rara vez se reduce al precio por palabra. También cuentan las horas que dedicas a preparar el archivo, explicar qué columnas no deben tocarse, esperar y volver a importarlo. En nuestra comparativa de herramientas para traducir hojas de cálculo te contamos en qué punto deja de funcionar cada opción.

Revisar el archivo recibido

Dos comprobaciones, y ambas llevan un minuto.

Ábrelo y ordena por la columna de destino. Cualquier fila que haya quedado vacía cuando esperabas texto será visible inmediatamente, y casi siempre se trata de una decisión de alcance que tomaste y olvidaste, más que de un fallo.

Vuelve a importar unas pocas filas antes de procesar todo el archivo. Si un sistema de destino va a rechazar algo, lo hará con veinte filas tan fácilmente como con cuatro mil, y descubrirlo con veinte es mucho más económico. Mantén la exportación original hasta que esa importación se haya completado.

También conviene recordar para qué existe la hoja de cálculo. CSA Research, en su encuesta «Can’t Read, Won’t Buy» de julio de 2020, realizada a 8,709 consumidores de 29 países, concluyó que el 76% de los compradores online prefiere comprar productos cuya información esté en su propio idioma, y el 40% no compra nunca en sitios web en otros idiomas. Si ese libro contiene un catálogo de productos, esas cifras explican por qué merece la pena hacerlo bien.

Dónde sigue siendo necesario un humano

Para una hoja de cuarenta filas destinada a una página de inicio, consulta a un traductor que hable el idioma. Obtendrás un mejor resultado y no llevará mucho tiempo.

Para un catálogo de 4.000 productos en seis idiomas, la gestión del archivo es el coste principal, y no es un trabajo lingüístico. Procesa el grueso con AI Glot y luego dedica la revisión a donde realmente aporta valor: las categorías que más venden, las páginas donde aterrizan los usuarios, cualquier lugar donde la redacción sea el producto. Muchos equipos lo utilizan como primera fase y hacen que un hablante nativo lea el resultado, lo cual es un buen uso de un experto y un mal uso de una semana entera dentro de una hoja de cálculo.

Si quieres ver qué dice el plan sobre tu propio libro de trabajo antes de decidir nada, el traductor de Excel lo leerá y te lo dirá, y una cuenta gratuita incluye suficientes créditos para procesar un archivo real.

Los límites que se indican aquí son los vigentes cuando se redactó este texto: 50 MB por archivo XLSX en nuestro caso y 32,767 caracteres por celda, el límite de Excel. El catálogo de 4,180 filas de los diagramas es un ejemplo ilustrativo, no un archivo real de un cliente. El número de hojas, el recuento de palabras y los costes se calculan siempre a partir del plan de tu propio libro, que es gratis y puedes corregir sin coste.