Cómo traducir solo las filas faltantes en CSV o Excel con IA

Estás viendo un archivo donde parte del trabajo ya está hecho. Cucientas filas tienen un título en alemán. Tres mil seiscientas no lo tienen. Alguien, en algún momento, tradujo el primer lote y luego el catálogo creció.

Las herramientas obvias exigen el archivo completo. Por lo tanto, la cuestión no es cómo traducirlo. La cuestión es cómo traducir la parte que falta y pagar solo por esa parte.

Cómo es en realidad un archivo parcialmente traducido

Aquí tienes la estructura del problema, lo suficientemente pequeña como para verla de un vistazo.

Escala eso a cuatro mil filas y los dos resultados dejan de ser similares. O pagas por 4.000 filas y revisas un diff que las abarca todas, o pagas por 3.600 y revisas 3.600. La segunda opción también deja la redacción que tu colega ya comprobó exactamente como ella la dejó.

Los cinco tipos de archivos donde ocurre esto

Este no es un caso aislado. Es el estado normal de cualquier archivo que haya sido modificado más de una vez.

Filas añadidas desde la última vez. El catálogo creció en 200 productos. Los otros 3.800 están listos y revisados. Este es el caso más común con diferencia y se repite cada mes.

Un idioma añadido a un archivo que ya tiene tres. Tu hoja de cálculo tiene columnas en francés, alemán y español. El italiano se acordó la semana pasada y su columna está vacía, o ni siquiera existe. Quieres que se escriba el italiano y que los otros tres se queden intactos.

Un traspaso que alguien más comenzó. Un freelance completó el primer tercio antes de que el proyecto se detuviera. No sabes exactamente dónde paró y no quieres descubrirlo pagando por la duplicación.

Un archivo donde una herramienta anterior escribió el texto original en el destino como marcador de posición. Este caso engaña a todo el mundo, porque el archivo parece terminado. En una exportación XLIFF o PO, cada entrada tiene un espacio de destino, y muchas herramientas lo rellenan con una copia del texto original para que la estructura sea válida. Al abrirlo, todo el destino está poblado, pero casi nada está traducido.

Filas que se dejaron intactas deliberadamente. Descripciones internas de SKU, un párrafo legal aprobado por tu asesor solo en un idioma, tres productos que van a ser descontinuados. Estos no son huecos. Son decisiones, y una herramienta que los rellene por «ayudar» habrá dañado el archivo.

Esos dos últimos casos son la razón por la que «traducir los vacíos» no es una casilla de verificación. Solo tú sabes qué se considera que falta, por lo que el mecanismo debe requerir una frase tuya en lugar de un ajuste.

Por qué ninguna otra herramienta hace esto

Un traductor automático no tiene concepto de alcance. DeepL y Google Translate reciben texto y devuelven texto. No hay forma de expresar «no esta fila», porque una fila no es algo que ellos vean. Puedes filtrar el archivo tú mismo antes de enviarlo y volver a montar el resultado después, lo cual es un ejercicio de hoja de cálculo que ahora recae sobre ti y que debes repetir cada mes. Por otro lado, y esto es por experiencia de cliente más que por cualquier prueba que hayamos hecho: hay equipos que han venido a nosotros porque, con su contenido real y su terminología real, la traducción automática dejó de cumplir los estándares de calidad de sus publicaciones.

Un asistente general puede mantener la regla durante un tiempo. Pega 50 filas en ChatGPT o Claude con la instrucción «solo rellena las celdas alemanas vacías» y lo hará. El problema surge al escalar y ocurre silenciosamente: en algún punto después de los primeros fragmentos, una fila que ya tenía traducción recibe una nueva, y lo descubres durante la revisión, o no lo descubres. Hay una versión más larga de esa comparación si te interesa, pero la versión corta es que una regla en la que tienes que confiar no se puede verificar, mientras que una aplicada por código sí.

Una agencia hará exactamente lo que pidas. El coste no es la tarifa por palabra, sino la preparación: extraer las filas faltantes, explicar qué columnas dejar intactas, esperar y luego volver a integrar el resultado en tu propio archivo. Ese trabajo no es lingüístico, y el coste oculto es que tienes que repetirlo todo en la siguiente actualización.

La instrucción se convierte en código, por eso se mantiene en la fila 18.000

Esta es la parte que merece la pena entender, porque explica por qué una regla de alcance se comporta de forma diferente aquí.

Tu frase no se pasa como una pista a un modelo de traducción. AI Glot lee la estructura de tu archivo y luego convierte tu instrucción en un pequeño programa que recorre el archivo y produce la lista exacta de qué fragmentos de texto están dentro del alcance. Esa lista es la que se traduce. La regla es evaluada una vez por registro mediante código, por lo que el registro 18.000 pasa la misma prueba que el registro 1. No hay desviaciones, porque no hay nada que pueda desviarse.

Ese programa se ejecuta bajo una serie de comprobaciones antes de que se consuman créditos:

• No puede cambiar tu archivo. El documento se compara antes y después de que se ejecute el programa, y cualquier modificación es rechazada categóricamente. Tu archivo subido nunca se toca, y cada decisión de alcance se aplica solo al archivo de salida.
• No puede inventar texto. Cada fragmento de texto que seleccione debe existir en tu archivo palabra por palabra. No puede parafrasear una celda al pasar.
• Cada destino debe ser un espacio real escribible, por lo que una regla que apunte a una columna inexistente falla en la fase de planificación en lugar de generar un archivo extraño.
• Si tu regla no coincide con nada, la planificación falla y te avisa. Esto puede parecer poco amable, pero es genuinamente útil: es la forma de saber, gratis, que el archivo que creías que estaba a medio hacer en realidad ya estaba terminado.

«Sigue faltando» significa cuatro cosas distintas

Aquí está el matiz que decide si tu frase funciona. Un hueco no es el mismo objeto en cada formato, por lo que la prueba que debe describir tu instrucción cambia según el archivo que tengas delante.

En una hoja de cálculo, un hueco es una celda vacía. Ya sea que el archivo llegue como una exportación CSV o un libro de Excel, la prueba es la misma: esta fila tiene un título en inglés y nada en la columna de alemán, por lo que esta fila está dentro del alcance. Di «solo las filas donde la columna de alemán siga vacía».

En un archivo bilingüe, un hueco es un destino que aún es igual a su origen. XLIFF y PO emparejan cada entrada con un espacio de traducción, y ese espacio suele estar prerellenado con una copia del original. Por lo tanto, la vacuidad es la prueba incorrecta, y la correcta es una comparación: «traduce solo las unidades donde el destino aún tenga el mismo texto que el origen». Esta frase es la razón por la cual una exportación de WordPress de 228 unidades, donde 217 destinos siguen siendo el francés original, es un trabajo normal en lugar de una discusión sobre si el archivo está terminado.

En un árbol de claves, un hueco es una clave que no está. En JSON o YAML, la traducción al alemán de una cadena o existe como una clave hermana o no existe, y una clave faltante puede crearse siempre que el objeto padre exista. Un valor vacío también cuenta, por lo que «solo donde la clave de falte o esté vacía» cubre ambos casos.

En un archivo de un solo idioma, no hay nada dentro del archivo con qué comparar, y este es el límite real. Un strings.xml de Android, un .strings de iOS, un .properties de Java, un RESX de .NET y un archivo de subtítulos SRT contienen exactamente un valor por clave. No hay ninguna columna de origen al lado. Por lo tanto, «ya traducido» no se puede comprobar mecánicamente, porque el archivo no lo registra. Lo que sí funciona es cualquier cosa que el archivo muestre realmente: un valor vacío o un marcador que hayas dejado tú mismo, como un prefijo TODO. Si tu única señal es que un valor «parece inglés», ninguna regla puede expresar eso de forma fiable, y es mejor dividir el archivo antes de subirlo.

Dónde poner la frase de alcance y dónde no hará nada silenciosamente

Si te equivocas en esto, pagarás por traducir todo el archivo. Hay dos lugares para escribir una instrucción y no son intercambiables.

La instrucción del plan es la que escribes antes de ver el plan. Se analiza en relación con la estructura de tu archivo y es la base sobre la que se construye el plan. Aquí es donde se define el alcance.

Las instrucciones del lote se trasladan a la traducción y se aplican a medida que se escribe cada cadena individual. En ese momento, lo único visible es una cadena, por lo que una regla solo puede describir algo que sea visible dentro de ella: mantener un marcador de posición tal cual, no tocar una URL en el contenido, no traducir nunca un nombre de producto o usar un registro informal.

Aquí es donde ocurre el fallo. Escribe “traduce solo las celdas vacías” en las instrucciones del lote y no pasa nada, ni recibes ninguna advertencia. En ese punto no hay celdas. Hay una cadena, ya seleccionada y en proceso de traducción, porque la decisión del alcance se tomó antes mediante una instrucción que nunca mencionó el alcance. El archivo vuelve totalmente traducido y la factura lo refleja.

La forma más sencilla de recordarlo: el plan decide qué se traduce, las instrucciones del lote deciden cómo suena.

Cómo redactar la instrucción

Inglés sencillo, una o dos líneas, nombrando explícitamente el idioma de origen y el de destino. Todas estas opciones funcionan tal cual:

Only the rows where the German column is still empty. Source is English.

Only translate the units where the target is identical to the source,
it is a placeholder. Leave every unit that already differs.

Fill the empty Italian column from the English one. Do not touch the
French, German or Spanish columns.

Translate the description and the SEO title into Dutch where the Dutch
version is missing. Leave the handle and the SKU alone.

Dos hábitos que compensan con creces. Nombra el idioma de origen en lugar de dejar que se infiera, porque la inferencia es menos fiable precisamente donde más importa: cadenas cortas y archivos que ya contienen algunos valores traducidos, como ocurre con cada archivo de este artículo. Y nombra las columnas o claves que quieres dejar intactas, incluso cuando tu regla de alcance ya las excluya. Solo requiere una cláusula adicional y elimina toda una categoría de malentendidos.

Si los mismos términos deben traducirse siempre de la misma forma que en el lote anterior, añádelos una sola vez a un glosario de espacio de trabajo. Así, las filas que rellenes ahora coincidirán con las que alguien rellenó en marzo, que es la otra mitad de cómo terminar correctamente un archivo traducido parcialmente.

Confirma el alcance antes de pagar por él

Nunca tienes que confiar en que la instrucción se haya entendido, porque lees el plan primero.

El plan devuelve recuentos medidos, el número real de elementos y palabras encontrados en tu archivo, no una estimación basada en su tamaño. Ofrece tres formas de verificarlo: una vista previa de cómo quedará el archivo, una tabla con los fragmentos de texto exactos que se enviarán y un resumen en lenguaje sencillo de lo que se ha entendido. La tabla de elementos es donde un alcance erróneo se hace evidente, porque una fila que esperabas que estuviera excluida aparece en la lista o no.

Si es incorrecto, indícalo en una frase y el sistema volverá a planificar. Crear el lote y planificar es gratuito y se puede repetir tantas veces como quieras. La aprobación es el único paso que consume créditos, y la cifra que apruebas es el recuento de palabras medido de lo que está dentro del alcance. Por tanto, el error costoso de todo este artículo, pagar por volver a traducir un trabajo ya hecho, es algo que solo puede ocurrir si apruebas un plan que así lo indique.

Ese orden importa más de lo que parece. En una herramienta donde el alcance es una suposición, hay que confiar. En una herramienta donde el alcance es un plan que lees, equivocarse no cuesta nada.

Dos cosas más que conviene saber

Puedes solicitar que se devuelvan solo los registros modificados. Si lo que necesitas es un archivo pequeño para entregarlo a un revisor en lugar de todo el catálogo, indícalo y el resultado mantendrá solo los registros que recibieron una traducción. Esto funciona para archivos CSV, Excel, JSON, YAML, PO, XLIFF, SRT y archivos ZIP de estos formatos. Se deniega deliberadamente para archivos de recursos de aplicaciones, ya que una aplicación busca cada clave que espera encontrar y un strings.xml parcial provoca un cierre inesperado en lugar de ser un archivo más pequeño.

Una regla que tenga que contar en todo el archivo no funcionará. Para archivos grandes, el programa que selecciona el alcance opera sobre ventanas consecutivas de filas en lugar de verlo todo a la vez. Las reglas basadas en la posición funcionan porque puede hacer el cálculo: cada segunda fila, las primeras 500 filas. Una regla que necesite un total acumulado, como “las primeras 200 filas que sigan vacías”, no funciona, porque ninguna pasada individual sabe cuántas ventanas anteriores ya coincidieron. Pide todas las filas vacías o un rango de filas fijo, y ambas opciones funcionarán bien.

El alcance real de todo esto

Úsalo para la parte que es genuinamente repetitiva: las 200 filas que aparecieron este mes, el cuarto idioma que alguien aceptó la semana pasada, las dos mil unidades que una herramienta anterior dejó con su texto de origen. Ese trabajo es tedioso si se hace a mano, y es el mismo trabajo cada mes.

Luego, dedica el tiempo de revisión al resultado, no a filtrar el archivo. Muchos equipos utilizan esto como primera pasada y hacen que un revisor lo supervise, lo cual es un uso eficiente de un experto y un uso pésimo de una tarde dedicada a hacer una copia de una hoja de cálculo borrando algunas filas.

Si aún no has completado ninguno de estos procesos de principio a fin, empieza por el flujo completo en lugar de por el alcance: hay una guía para traducir un archivo CSV y otra para traducir un libro de Excel, y la frase sobre el alcance mencionada anteriormente se puede aplicar en cualquiera de ellas sin cambios.

Para tu página de inicio, contrata a un traductor. Para las 3.600 filas que siguen vacías, no pagues por las 400 que no lo están.