Een Word-document vertalen zou niet moeten betekenen dat je de tekst pagina voor pagina in een chat plakt en de opmaak achteraf herstelt. Het bestand moet als Word-bestand worden aangeleverd en er ook weer als Word-bestand uitkomen.
Deze gids is bedoeld voor echte documenten: een contract, een handboek, een handleiding van 90 pagina’s of een voorstel dat je naar elke nieuwe markt stuurt.
Welke optie moet je gebruiken?
| Geschikt voor | Waar het niet geschikt voor is | |
|---|---|---|
| AI Glot | Lange documenten, een glossary die consequent moet worden toegepast, terugkerende bestanden en meerdere talen | Niet nodig voor één korte e-mail |
| DeepL | Snel één bestand vertalen. Het ondersteunt Word-bestanden tot 30 MB | Eén document per keer, geen plan om vooraf te bekijken en een glossary die termen vervangt zonder te begrijpen waarom ze vastliggen |
| De ingebouwde vertaalfunctie van Word | Eén document, als je Microsoft 365 hebt. Via Controleren, Vertalen, Document vertalen wordt een vertaalde kopie geopend | Eén document per keer. Op de pagina van Microsoft wordt geen glossary, geen regels voor de reikwijdte en geen kostenoverzicht of plan voor voorafgaande controle vermeld |
| ChatGPT, Claude of een andere assistent | Een paar alinea’s | Je schrijft zelf de prompt en voegt je glossary aan elke chat toe. Je krijgt tekst terug, geen bestand. Een lang document wordt woord voor woord uitgeschreven en verbruikt je gebruikslimiet |
| Een vertaalbureau of freelancer | Een contract dat wordt ondertekend of een belangrijke pagina | Het duurt lang, je betaalt per woord en je moet het bestand nog steeds zelf voorbereiden |
Schakel een vertaler in voor het document waarin één verkeerd woord geld kan kosten. Voor de rest van je documenten gaat de tijd op aan bestandsbeheer, niet aan de taal.
Waarom AI Glot geschikt is voor een Word-bestand
- Word erin, Word eruit. Koppen, tabellen, kop- en voetteksten en voetnoten worden op hun oorspronkelijke plek vertaald. Stijlen, afbeeldingen en pagina-instellingen blijven zoals ze zijn.
- De opmaak blijft bij de juiste woorden. Een vetgedrukt woord of een link blijft aan de juiste woorden gekoppeld, ook als de woordvolgorde verandert.
- Eén glossary voor het hele document. De term in clausule 1 is dezelfde als in clausule 90 en wordt ook in je volgende document gebruikt.
- Eerst een plan, dan pas kosten. Je ziet welke onderdelen worden vertaald, naar welke talen en wat het kost.
- De reikwijdte in één zin. Bijvoorbeeld: alleen de hoofdtekst, niet het handtekeningblok.
Het traject van één bestand
- 1UploadenJe .docx zoals die isTot 25 MB
- 2Geef aan wat je nodig hebtEén gewone zinGratis
- 3Bekijk het planOnderdelen, talen, kostenGratis
- 4GoedkeurenDe enige stap die iets kostVerbruikt credits
- 5DownloadenEen vertaalde .docxDezelfde opmaak
Tot en met stap vier kost niets iets.
Zo ziet een vertaalde alinea eruit
De woorden veranderen. De opmaak niet.
Heading 1 Payment termsHeading 1 Conditions de paiementPayment is due within 30 days of the invoice date.Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date de facture.Table cell Total excluding VATTable cell Total hors TVAFootnote See Appendix B for the fee schedule.Footnote Voir l'annexe B pour le barème des honoraires.Style, font and page setupWat ongewijzigd blijft
Drie dingen blijven zoals ze zijn. Je ziet ze telkens terug in het overzicht.
Wijzigingen bijhouden. Een wijziging vertalen zou betekenen dat we namens de auteur beslissen of we die accepteren. Accepteer of verwerp je wijzigingen eerst als je die tekst wilt laten vertalen.
Opmerkingen. Opmerkingsthreads blijven ongewijzigd.
Tekst in grafieken, SmartArt en ingesloten objecten. Typ die paar labels achteraf opnieuw.
Zo doe je het, stap voor stap
1. Probeer gratis een bestand. De Word-vertaler vereist geen account en verwerkt bestanden tot 2 MB en 5,000 woorden.
2. Upload het document in de app. Open een oud .doc-bestand in Word en sla het eerst op als .docx.
3. Geef in één zin aan wat je nodig hebt.
Translate this agreement into French.
Translate the body and the tables, but not the signature block.De zin bepaalt wat er in het hele document wordt vertaald. Regels voor de formulering zelf, zoals “gebruik de formele aanspreekvorm”, zet je bij het goedkeuren in het tweede vak. Die worden namelijk toegepast op elke alinea terwijl die wordt geschreven.
4. Voeg je woordenlijst toe. Gedefinieerde termen, productnamen en de vertaling van “Licensor” die je advocaat heeft goedgekeurd. Zo stel je een woordenlijst samen.
5. Bekijk het overzicht. Pas iets aan in een zin en het overzicht wordt opnieuw gemaakt.
6. Kies Lite of Standard.
Lite vertaalt ongeveer drie keer zoveel woorden per tegoed en is sneller. Ideaal voor een interne versie of een groot archief. Standard is bedoeld voor tekst die wordt ondertekend of gepubliceerd. Eén tegoed staat in Standard voor één woord.
7. Keur goed en download.
Eén document, meerdere talen
De bestandsnamen zijn voorbeelden. Eén document bevat één taal, dus elke doeltaal krijgt een eigen upload en een eigen vertaald bestand. Voor alle bestanden geldt dezelfde woordenlijst.
Drie manieren om het te gebruiken
In de app is handig als je af en toe een document vertaalt.
Met je AI-agent: koppel AI Glot als MCP-server en je agent kan het bestand uploaden, het vertaalplan opstellen, je woordenlijst aanpassen en het resultaat downloaden, allemaal vanuit het gesprek dat al openstaat.
Met de API of de opdrachtregel: om elk document dat een team maakt te vertalen, of om vertalingen in een documentworkflow te integreren. Bekijk de API-documentatie.
Controleer het resultaat
Open het bestand in Word. Bekijk een tabel, een voetnoot en de eerste pagina van een lang gedeelte. Werk daarna de inhoudsopgave bij (klik met de rechtermuisknop en kies Veld bijwerken), omdat paginanummers kunnen verschuiven wanneer de tekst langer of korter wordt.
Wil je zien wat het vertaalplan voor jouw document oplevert? De gratis Word-vertaler leest het zonder account. Met een gratis account krijg je tegoed om een echt bestand te vertalen. Op de pagina Prijzen zie je wat een groter volume kost.
De limieten die hier worden genoemd, golden op het moment van schrijven: 25 MB per Word-bestand en 2 MB en 5,000 woorden in de gratis tool. De limiet van DeepL komt uit de eigen documentatie. De bestandsnamen en paginatellingen in de diagrammen zijn voorbeelden. In je vertaalplan zie je de werkelijke gegevens van je eigen bestand. Je kunt dit gratis bekijken.